Secrétaire / secrétaire de direction (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Rattaché(e) à la Directrice du Foyer de Vie La Maisonnée, le(la) Secrétaire de direction contribue au bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'établissement.
Il(elle) assure la coordination des activités de secrétariat, de gestion et de suivi administratif en lien étroit avec la direction, les équipes éducatives et le service des ressources humaines.
Vos principales missions : 🗂️ Secrétariat général et accueil
• Assurer le secrétariat général de l'établissement : gestion administrative courante, traitement des mails et courriers, classement et archivage.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, familles, partenaires et prestataires.
• Fournir un premier niveau de réponse aux demandes des interlocuteurs internes et externes.
👥 Appui à la gestion des ressources humaines
• Participer au suivi des visites médicales du personnel avec le service de santé au travail.
• Collaborer avec les chefs de service pour la finalisation des variables de paie et la gestion des absences.
• Assurer, en lien avec le service RH, la création et la mise à jour des fiches de poste et des dossiers salariés.
📋 Suivi administratif des usagers
• Gérer les entrées des personnes accompagnées, contrôler et actualiser les listes de bénéficiaires et listes d'attente.
• Assurer le suivi administratif des dossiers bénéficiaires : rédaction de projets d'intervention, rapports, mise à jour des informations dans les logiciels métiers (Dossier Unique de l'Usager).
💰 Gestion financière et suivi comptable
• Assurer le suivi et la gestion des éléments de facturation ainsi que des caisses physiques.
• Effectuer les rapprochements et contrôles des factures d'achats, et transmettre les pièces comptables via la GED.
• Élaborer et mettre à jour les indicateurs d'activité nécessaires au pilotage de l'établissement.
🤝 Participation à la vie de l'établissement
• Contribuer activement au bon fonctionnement des services et à la continuité de l'activité.
• Soutenir la direction dans la mise en œuvre du projet d'accompagnement et du projet d'établissement.
• Favoriser la communication et la coordination entre les équipes et les partenaires.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplômé(e) d'un Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative (type BTS Assistant Manager ou équivalent), vous souhaitez mettre vos compétences au service d'un établissement à taille humaine, au sein d'une équipe bienveillante et engagée.
Les débutant(e)s sont accepté(e)s, une période d'intégration et d'accompagnement est prévue à la prise de poste.
Compétences et qualités attendues : • Aisance relationnelle et bon contact humain, notamment avec les personnes en situation de handicap et porteuses de TSA (Troubles du Spectre de l'Autisme).
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome, organisé(e) et rigoureux(se).
• Aptitude à gérer les priorités, à faire preuve de ponctualité et à maintenir la qualité du service, même dans les situations d'urgence.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Suite Office, messagerie électronique, logiciels métiers, Octime, etc.).
• Sens du service, de la discrétion et du respect de la confidentialité.
• Qualités humaines fortes : écoute, bienveillance, patience et professionnalisme.

Pourquoi nous rejoindre ? Rejoindre l'Association Emmanuelle, c'est rejoindre une grande famille où la bienveillance, la solidarité et la dignité guident nos actions au quotidien.
En tant que secrétaire de direction, vous jouerez un rôle clé dans la vie du Foyer de Vie La Maisonnée : un lieu de partage, d'écoute et d'engagement au service des personnes accompagnées.
Nos collaborateurs bénéficient de nombreux avantages, tels qu'une mutuelle prise en charge à 70% par l'employeur et par le CSE, des primes mensuelles, ainsi que divers avantages offerts par notre CSE.
L'utilisation de l'outil Octime pour la gestion des plannings est un plus, mais une formation sera assurée !