Assistant direction

Assistante de direction d’une agence de paysage et d’urbanisme

Basée à Annecy, ADP Dubois est une agence en paysage et urbanisme de 6 personnes qui recherche un(e) assistant(e).

Description du poste :


1 Fonctionnement quotidien de l'agence

- Accueil téléphonique

- Gestion du courrier (mail et papier)

- Mise en forme des courriers, notes et supports écrits

- Veille au bon fonctionnement des équipements,

- Communication avec la maintenance informatique

- Gestion des commandes, gestions des achats, fournitures et matériels

- Déclaration assurance

2 Gestion administrative et financière des projets/ chantiers

- Suivi des contrats, des projets et des honoraires de l'agence via le logiciel APII

- Établissement des états d'acompte MOE

- Établissement des avenants (MOE et entreprises)

- Rédaction des PV de réception et de réserves,

- Gestion des situations des entreprises

- Gestion des révisions ou actualisations de prix

- Gestion de chorus / certificats de paiements

3 Gestion des RH et comptabilité agence

- Suivi et gestion de la comptabilité de l’agence (URSSAF, déclaration TVA, paiement factures..)

- Transmission des informations au comptable, vérification des bulletins de paie

- Tenue des tableaux de bord de suivi des congés

- S'assurer du bon déroulement de l'agencement des tâches au sein de l'agence,

- Suivi et accompagnement des salariés et des stagiaires (décompte

vacances et frais via le logiciel APII)

4 Suivi des candidatures / offres

- Montage d'équipes, contact des partenaires, suivi des réponses.

- Constitution des dossiers de candidatures

- Gestion des tableaux des candidatures

- Elaboration des tableaux de répartition d'honoraires

- Mise à jour du fichier de contacts des partenaires/collaborateurs


Des connaissances des marchés publics : vous avez une expérience dans une structure de maitrise d’œuvre ou de maitrise d’ouvrage, agence de paysage, architecture ou BTP

CDD 24h ou 32h/ semaine avec possibilité d’évolution en CDI.

Rémunération à définir selon le profil et l’expérience.

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.