Referent absences rh - h/f

RESPONSABILITÉS :

Gestion administrative de l'absentéisme :
• Gérer les absences des agents de la collectivité dans le SIRH et la paie : saisie des congés maladie, maternité/paternité, accidents de service, longues maladies, maladies professionnelles, temps partiel thérapeutique, etc;
• Constituer suivre les dossiers liés aux absences, avec saisine du Conseil Médical le cas échéant.
• Assurer la gestion des congés de maladie à plein, demi ou sans traitement, ainsi que des dossiers de retraite pour invalidité.
• Gérer les rendez-vous auprès des médecins agréés et la médecine préventive,
• Réaliser les déclarations auprès des organismes compétents :
• CPAM : établissement des attestations de salaire pour les agents concernés.
• RELYENS : déclaration des absences des agents relevant de la CNRACL (avec justificatifs) et des contractuels/titulaires à temps incomplet (sans justificatifs).

• Dématérialiser les arrêts maladie et assurer l'archivage des pièces justificatives.

Saisie et contrôle paie / DSN :
• Saisir et contrôler les absences dans le SIRH, en lien avec les gestionnaires carrière/paie.
• Vérifier l'incidence des absences sur la paie et participer au contrôle final.
• Assurer le contrôle et le dépôt de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) avant transmission à la Trésorerie.

Suivi réglementaire et documentation :
• Assurer une veille permanente sur l'évolution de la réglementation liée aux absences, à la protection sociale et à la gestion statutaire.
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes relatives à la gestion des absences.

AUTRES ACTIVITES

Gestion des temps et reporting RH :
• Assurer le suivi et la régularisation des données de présence/absence sur l'outil INCOVAR +.
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord relatifs à l'absentéisme.
• Participer à la réalisation du Rapport Social Unique (RSU) et du Rapport sur l'égalité professionnelle femmes/hommes (extractions, analyse de données, contribution à la présentation).

Accueil et assistanat du service
• Accueillir physiquement (par roulement) et téléphoniquement les agents de la collectivité sur les thématiques liées aux absences.
• Assurer la gestion du courrier entrant (postal et numérique) par roulement : tri, enregistrement et diffusion au sein du service.
• Rédiger divers courriers administratifs (notifications, attestations, convocations).
• Appuyer les gestionnaires carrière/paie dans leurs missions selon les besoins du service : gestion administrative, bons de commande, d'engagement, archivage, suivi des évaluations, CET...

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de messagerie : Word, Excel (fonctions avancées appréciées), Outlook, etc.
• Connaissance des règles statutaires liées à la gestion administrative des agents : absences, congés maladie, temps partiel thérapeutique, retraite pour invalidité.
• Maîtrise du fonctionnement des organismes de protection sociale (CPAM, CNRACL, Relyens, Conseil Médical etc.).
• Bonne connaissance des outils SIRH et notamment de CIRIL.
• Capacité à utiliser les outils de gestion du temps (type INCOVAR+) et à produire des tableaux de bord RH.
• Connaissance des principes de la paie dans la fonction publique territoriale et des impacts des absences sur les rémunérations.
• Capacité à analyser des données RH et à contribuer à des rapports réglementaires (RSU, égalité H/F).
• Qualités rédactionnelles confirmées (courriers, attestations, notes).
• Savoir prioriser ses tâches et respecter des délais réglementaires stricts.
• Autonomie dans l'organisation du travail tout en rendant compte à la hiérarchie.
Savoir-être :
• Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue.
• Calme, maîtrise de soi et diplomatie, notamment en cas de situations sensibles ou conflictuelles.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Discrétion absolue, respect de la confidentialité, sens du devoir de réserve.
• Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative face aux imprévus ou urgences.
• Goût du travail en équipe et en transversalité avec les autres pôles RH.
• Posture professionnelle bienveillante, respectueuse et orientée service public.
• État d'esprit constructif et capacité d'adaptation aux évolutions réglementaires.