Activités principales
- Assurer l'accueil du public et la pré-évaluation de la demande des habitants :
o l'écoute et l'analyse de la demande par un recueil de données ;
o la vérification des droits sociaux via les logiciels internes dédiés ;
o la réponse de premier niveau aux habitants et partenaires à partir des informations disponibles du dossier dans le respect des règles déontologiques ;
o l'orientation vers le service concerné ou les partenaires ;
o l'évaluation et la gestion de l'urgence en lien avec le travailleur médico-social ;
o le relais de l'agent d'accueil en cas de situation critique ou complexe en lien avec un encadrant.
- Réaliser une mission d'assistance administrative :
o mise en forme et corrections orthographiques et grammaticales de courriers, rapports et documents, respect des circuits de visa et signatures
o prise de messages pour le professionnel dont il est le référent, dès lors que la réponse ne relève pas de sa compétence, en cas d'indisponibilité des professionnels ;
o organisation d'instances, prises de rendez-vous, rédaction de documents et comptes rendus
- Assurer la coordination administrative et la gestion de dossiers dans le cadre de la spécialisation sociale ou médico-sociale qu'il exerce :
o assurer la gestion du courrier ;
o vérifier la complétude des dossiers au regard des procédures et règlements internes ;
o assurer la saisie des éléments du dossier, tout au long de la procédure d'instruction, sur les progiciels métiers ;
o assurer l'analyse et la synthèse de documents ;
o vérifier la conformité des éléments d'instruction avec les règlements et procédures avant saisie dans le logiciel ;
o assurer la rédaction de documents (courriers, notes, compte rendu.) ;
o garantir le respect de la mise en forme de documents (rapports .) ;
o assurer un rôle de veille et de relance pour le respect des délais d'instruction par les différents acteurs concernés ;
o renseigner des tableaux de bord correspondant à leur domaine d'activité ;
o réaliser le classement et l'archivage des dossiers administratifs ;
o organiser les plannings et la logistique de réunions (réservation de salle et de matériel) ;
o participer à des réunions d'information e
Profil et compétences requises
Liées à l'accueil du public
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique, et les procédures
- Savoir adapter les conditions d'accueil en fonction des publics et plus particulièrement des publics difficiles
- Savoir traiter, identifier et qualifier la demande
- Savoir conduire des entretiens
- Savoir réagir aux situations d'urgence
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
Liées au suivi administratif de dossiers
- Connaître l'environnement administratif et organisationnel du Département de la Manche
- Connaître la charte DOMINO afin d'en garantir le respect
- Maîtriser les logiciels de bureautique et de communication
- Maîtriser les règles de rédaction administrative
- Savoir rédiger une note de synthèse
- Connaître le cadre réglementaire en matière d'archivage de document administratif et de régie d'avance
- Connaître le cadre législatif et réglementaire régissant les domaines gérés dans les territoires (autonomie, enfance, insertion)
- Connaître le cadre réglementaire proppre à la collectivité dans chacun de ses domaines
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à s'adapter au changement
- Rigueur, sens de l'organisation
Profil :
- Baccalauréat
-BTS SP3S privilégié
Cycle de travail particulier :
- Organisation du temps de travail : temps plein et contraintes liées à l'accueil du public
- Santé et sécurité au travail : respect des consignes de sécurité mises en œuvre au sein du pôle d'action sociale
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