Assistant du directeur général des services h/f

Contexte et missions principales :

L’assistant/assistante du Directeur général des services (DGS) assure un soutien opérationnel à l’activité du DGS. Au quotidien, il/elle assiste le DGS dans la gestion du planning, dans l’organisation matérielle des réunions de direction (convocations, ordres du jour, créations de supports, rédaction et diffusion de comptes rendus), et dans le suivi des dossiers. Il/elle est responsable de l’enregistrement et de la diffusion des courriers reçus par la direction de l’université. Il/elle coordonne également la gestion des recours gracieux reçus par la direction de l’établissement.

En lien avec la chargée de pilotage événementiel au sein de la direction générale des services, il/elle participe aux opérations de gestion préparatoires à l’activité événementielle de l’établissement. Enfin, il/elle assure en autonomie le suivi de dossiers opérationnels transversaux, et participe à l’optimisation des procédures de gestion administrative courantes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Secrétariat du DGS

· Tenir l’agenda du DGS, planifier et organiser des réunions

· Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunions

· Gérer les déplacements

· Assurer le suivi financier des activités de la Direction générale des services

Secrétariat général

· Gérer le courrier

· Enregistrer les recours gracieux et réaliser les adressages internes

· Assurer le suivi de dossiers transversaux

Evénementiel

· Participer à différentes opérations de gestion de l’événementiel (réservation de salles, demandes d’informations, etc.) pour le compte du DGS, en lien avec la chargée de pilotage événementiel.