Assistant(e) de direction des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Rattaché(e) aux Services Techniques communaux, et sous la responsabilité de la Directrice des Services Techniques, au sein d'une équipe administrative et en lien direct avec le Directeur Adjoint des services techniques, les chefs de pôles et les chefs de services (équipes de terrain), votre poste consiste en tout premier lieu à apporter une aide permanente aux DAST et chefs en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Vous travaillerez dans un contexte :
*Relatif aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire : développement du lien collectivité-usager
*Socio-économique : évolution des attentes des populations et des entreprises intervenant sur le territoire, demande de réactivité et de transparence des services publics
*Organisationnel : enrichissement des champs d'intervention des DAST et chefs de pôle, développement des démarches qualité et relatives au développement durable

Vous aurez notamment pour missions :
*Organisation de la vie professionnelle des DAST
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des DAST.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Établir une relation de confiance avec les DAST et la DST.
*Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés de circulation, avis du Maire, autorisation de passage, préparation des décisions administratives, etc.
Organiser le classement et l'archivage des dossiers techniques, de subventions et de marchés publics.
Gestion de la plateforme Agorastore : vente aux enchères du matériel communal obsolète.
*Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Suivre l'exécution budgétaire en fonctionnement des services techniques : engagement comptable des bons de commande, envoi aux entreprises, aide aux chefs de services pour le suivi budgétaire trimestriel, rédaction des certificats de paiements sur les marchés en investissement et suivi du tableau budgétaire en dépense/recette de chaque opération en investissement.
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service en lien avec les chefs de services, et également dans le cadre des réclamations riverains.
Assistance à la préparation et suivi des marchés publics, en lien avec les DAST et la DST.
*Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
*Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DST et les DAST
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
*Organisation et suivi du temps de travail des Services Techniques
Saisie des heures des agents des services techniques quotidiennement
Suivi et saisie des heures supplémentaires et des congés
Etablissement des plannings prévisionnels des congés et mise à jour trimestrielle en lien avec les chefs de services dans le cadre de l'application des 1607h
Organisation du travail :

Travail sur 5 jours, 35h en moyenne (hors astreinte et heures supplémentaires) :
-Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde.
-Horaires fixes hors pics d'activité en fonction des obligations du service (réunion ponctuelle le soir) Profils recherchés Votre savoir :
-Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Notions de comptabilité analytique
- Connaissance des marchés publics
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
-Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse ou du compte rendu
- Notions sur l'organisation et les enjeux d'une collectivité serait un plus

Votre profil :
- Faculté d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Travail en équipe, écoute
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Très grande disponibilité vis-à-vis des DAST et chefs de pôle ou de service
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