Secrétaire de formation (h/f)

La CNQAOS, organisme de formation d'Assistant dentaire, recherche un(e) secrétaire de formation en temps plein.
Lieu de travail : NANCY (54100).

Activités du poste :
Mettre en œuvre les moyens administratifs et organisationnels nécessaires à la réalisation des actions de formation selon les indications données par son responsable hiérarchique :
- Accueillir et informer les visiteurs ; accueillir et encadrer apprenants et formateurs/animateurs.
- Assurer des tâches de secrétariat (courrier, messagerie, téléphone) du site de formation
- Gérer l'administratif des actions de formations et assurer le suivi pré et/ou post-formation, en lien avec les services de Clichy (liste non exhaustive) :
- faire émarger alternants et intervenants selon les consignes édictées,
- afficher les calendriers de cours,
- faire remplir les questionnaires/enquêtes d'appréciation et de satisfaction et transmettre les versions papiers au national,
- recueillir les anomalies (réclamations) et les transmettre au national,
- effectuer le relevé des heures de présence effective des formateurs/animateurs et transmettre au service comptable,
- et autres formalités
- Assurer la liaison et la communication avec les apprenants, leur transmettre des informations
- Maintenir l'ordre et la discipline et faire respecter le règlement intérieur par les apprenants. Surveiller de façon préventive et corrective les comportements.
- Assister le responsable de l'organisation des épreuves et l'Assistant pédagogique dans l'organisation du déroulement du parcours de formation, dans leur encadrement et leur surveillance.
- Assurer le traitement, le suivi administratif de l'individualisation de parcours de formation et des évaluations formatives et sommatives (saisie informatique des notes, communication des notes).
- Assurer la réalisation des enquêtes de suivi de cohortes des titulaires du Titre AD à 6 mois, puis chaque année pendant toute la durée de l'enregistrement au RNCP
- Diffuser des informations générales et/ou des documents auprès des apprenants et équipes pédagogiques, mettre en œuvre des procédures et accomplir les formalités administratives liées aux activités de formation.
- Diffuser et promouvoir l'offre de formation CNQAOS auprès des futurs employeurs et futurs élèves.

Assurer la logistique des formations dispensées :
- Assurer l'ouverture et la fermeture des locaux et en contrôler l'accès et la circulation des personnes.
- Veiller à conserver un environnement approprié à la formation (conditions, locaux, équipements) dans le respect de la réglementation applicable aux établissements recevant du public ; organiser ou participer à la maintenance des locaux.
- Assurer des fonctions d'appui logistiques aux formateurs/intervenants en préparant les salles et équipements : ouvrir les salles de cours, les préparer et aménager ; installer, ranger et mettre à disposition des intervenants tous matériels (informatiques, audio, vidéo) ; assurer ou organiser la maintenance de ces matériels et équipements.
- Assurer la préparation et le maintien de l'instrumentation et des matériaux propres et classés par acte courant effectué en odontologie
- Tracer la mise à disposition du matériel pédagogique
- Veiller à l'application des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site et à l'observation des consignes générales de sécurité (respect des normes ERP5-R).
- Organiser logistiquement les évènements et manifestations planifiés par les services de Clichy.

Poste accessible à partir de diplômes de niveau 5 (anciennement III) de type BTS secrétariat ou assimilé.
Type de contrat : CDI 35h hebdomadaire
Rémunération : 31 008€ brut annuel