Assistant de direction (f/h)

Description du poste

Notre agence Adéquat IDFTertiaire recrute des nouveaux talents Assistant d'équipe (F/H) pour notre client basé à Le Plessis-Robinson (92 350) pour une mission en intérim d'un mois (Renouvellement possible)

Assurer les activités de support administratif, logistique et organisationnel (organisation de réunions et déplacements, courriers, procédures administratives) ainsi qu'un ensemble d'activités support au fonctionnement de l'entité/équipe ou de managers/directeurs.

Périmètre de l'emploi :

Activités diversifiées dans un contexte national et/ou international (agendas, réunions, déplacements, accueil visiteurs, support administratif et logistique) avec l'appréciation et le traitement des aléas dans le respect des usages et conventions liées aux titres et fonctions des interlocuteurs.
Adaptation des outils et procédures sur demande (tableaux de bord, compte-rendu de réunions, guides outils,)

Vos tâches :
1) Accueil, Information, Orientation en français et/ou en anglais, des collaborateurs ou visiteurs.
Etablir les avis de visite et préparer l'accueil du ou des visiteurs dans le respect des obligations de sécurité.
Filtrer et répondre aux appels entrants selon la délégation reçue en respectant les aspects de confidentialité, les usages et conventions liées aux titres ou fonctions des interlocuteurs.
Présenter à des interlocuteurs internes et/ou externes, en français ou en anglais, la société ou l'entité.
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs : information au sein de l'équipe, préparation du poste de travail et matériel
Accueillir les nouveaux entrants et leur présenter l'équipe et les locaux ainsi que les principaux outils (Outlook, Intranet, )

2) Support bureautique et administratif :
Apporter un appui technique aux membres de l'entité sur les fonctionnalités avancées des outils bureautiques, les applications internes, les processus administratifs, les règles de fonctionnement et les prestations de l'établissement.
Assurer un support technique et organisationnel aux managers et membres de l'équipe :
sur l'ensemble des procédures administratives internes : notes, de frais, procédures achats,
la prise de notes, la mise à jour et la diffusion de compte-rendu (avec une validation selon les destinataires)

3) Gestion d'agendas, organisation de réunions et déplacements
Fournir l'appui logistique et administratif nécessaire aux déplacements et aux missions : réserver les salles via Outlook, les moyens de transport dans le respect de la Politique Voyage et par le biais des outils dédiés, établir les ordres de missions et les visas, traiter les notes de frais.
Planifier et organiser des réunions ponctuelles, récurrentes en national et/ou à l'international en interne MBDA et/ou en externe et proposer des solutions dans le cadre de la gestion des urgences et des imprévus.
Tenir de manière proactive les agendas des membres de l'entité en évaluant et gérant urgences et les priorités.
Maintenir et développer un réseau avec les interlocuteurs (interfaces internes et externes) nécessaires à la réalisation des activités.

4) Gestion administrative / documentaire
Traiter le courrier (courrier papier, mail, presse /documentation) dans le respect des directives de l'entité :
Préparer, rédiger et mettre en forme certains documents, rapports et comptes-rendus. Mettre à jour les tableaux de bords ou indicateurs de suivi du périmètre
Réaliser des travaux préparatoires aux réunions
Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus (relevé d'actions, mise en forme)
Suivre la sous-traitance (suivi administratif et logistique des prestations de sous-traitance en support du Manager).
Veiller à la conformité, à la qualité et à l'acheminement de l'ensemble des documents papier ou numérique émanant de l'entité dans le respect des normes et de la charte graphique de la Société,
Classer, numériser et archiver des documents papier ou numérique dans le respect des procédures définies au sein de l'entité et de la Société (y compris le classifié de Défense)
Gérer les documents classifiés de l'entité en suivant les procédures de sécurité en vigueur et avec l'appui du Bureau de Protection du Secret (BPS)

5) Gestion des moyens de fonctionnement de l'entité
Effectuer les achats courants nécessaires au fonctionnement de l'entité : réalisation des demandes d'achats, des avis de réception de commandes, suivi des paiements fournisseurs,
Gérer les moyens communs de l'entité (photocopieurs, salle de réunion privative, etc.)
Assurer par délégation le rôle de correspondant informatique pour les demandes référencées

6) Soutien à la Communication
Selon les entités, mettre en place et/ou actualiser les outils de communication (mise à jour d'informations dans l'intranet, mise à jour des livrets d'accueil et organigrammes, rédaction et diffusion de Newsletters, gestion des sites Sharepoint)

7) Organisation d'évènements à partir d'un cadrage et du process société :
Assurer l'organisation d'évènements (conférences, séminaires, réunions d''équipes) dans le respect du budget défini (logistique de l'évènement, prestataires dédiés, ordre du jour, convocation, déplacements)
Proposer des adaptations selon les aléas et difficultés rencontrées.


Profil recherché

Le profil Adéquat:

- Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, communication, rigueur, gestion du stress et des priorités, persévérance et votre sens du relationnel
- Vous maîtrisez le logiciel SAP
- Anglais obligatoire
- Vous êtes diplômé d'un bac +2/+3 dans l'assistanat
- Vous avez une expérience significative d'au moins 3 ans sur le même type de poste


Rémunération et avantages :

- Le poste est à pourvoir dès à présent en intérim

- Taux horaire fixe + 10% de fin de mission + 10% de congés payés ;

- Participation aux bénéfices + CET 5% ;

- Acompte de paye à la semaine si besoin ;

- Possibilité d'intégration rapide, de formation et d'évolution ;

- Bénéficier d'aides et de services dédiés (mutuelle, logement, garde enfant, déplacement).

Adéquat, simplement pour vous !