Assistante ou assistant de direction - secrétariat du directeur de cabinet

Groupe RIFSEEP : 1

Domaine(s) fonctionnel(s)

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Assistant de direction / ADM005A

Vos activités principales:

Gestion de l'agenda, du suivi des dossiers et des parapheurs du directeur de cabinet - en intérim pour le préfet

Filtrage des appels téléphoniques

Gestion des boites de messageries fonctionnelles

Préparation et organisation des déplacements du directeur de cabinet en lien avec les chauffeurs

Gestion des échanges électroniques des dossiers de soins sans consentement avec l'ARS

Assistante CHORUS-DT des membres du corps préfectoral et agents du cabinet (Ordres de mission et états de frais de déplacements)

Gestion des fournitures et commande d’enveloppes pour le cabinet

Préparation des dossiers du directeur de cabinet

Contribution au déploiement du parapheur électronique dans le service

Contacts et prises de rendez-vous avec les parlementaires, élus ou administrés

Préparation et organisation de réunions

Rédaction de divers courriers simples (convocations aux réunions, courriers d'invitation, courriers de remerciements…)

Préparation des menus, cavaliers et plan de tables pour l’hôtel préfectoral

Préparation et suivi des permanences et congés des membres du corps préfectoral

Préparation hebdomadaire et diffusion du tableau de permanence des services du département

Participation à la préparation des voyages officiels (PR-PM-ministres) en lien avec le BRE et l’hôtel préfectoral

Secrétariat ponctuellement du directeur des sécurités

Préparation arrivée et secrétariat des stagiaires (INSP, affaires maritimes, etc.)

Polyvalence avec le secrétariat du secrétaire général et secrétariat du préfet

Votre environnement professionnel

Activités du service

gestion de l’agenda et suivi des dossiers et parapheurs du directeur de cabinet et du préfet

organisation des déplacements officiels

pilotage de la communication interministérielle

pilotage des politiques de sécurité publique, civile et routière

suivi des interventions et courriers simples

Composition et effectifs du service

40

Liaisons hiérarchiques

Directeur de cabinet; préfet pour les périodes d’intérim

Liaisons fonctionnelles

Directeur de cabinet, préfet, secrétaire général, directeur des sécurités, services de la préfecture et services extérieurs