Assistant.e d’opérations - pôle immobilier f/h

Description du poste

Au sein du Pôle Immobilier, nous renforçons notre organisation et recrutons un.e Assistant.e d’Opérations afin d’accompagner à la fois :

* les équipes du pôle construction neuve
* et celles du pôle maîtrise d’ouvrage rénovation

Ce poste vous permettra d’évoluer au cœur des métiers de la maîtrise d’ouvrage et de découvrir toute la diversité des opérations portées par Aiguillon Construction : Construction neuve, réhabilitation en site occupé, renouvellement patrimonial. Vous accompagnez des opérations variées, à différents stades d’avancement et participez concrètement à des projets qui améliorent le cadre de vie des habitants.

En lien étroit avec les Responsables de Programmes, Conducteurs d’Opérations, Chargés d’Opérations et Gestionnaires Technique Patrimoine, vous assurez le suivi administratif et financier des opérations, de leur lancement jusqu’à leur clôture.

Véritable appui des équipes opérationnelles, vous contribuez à la bonne coordination des projets, à la fiabilité des dossiers et au respect des procédures internes.

Vos missions principales :

* En phase études : vous accompagnez le lancement des opérations et assurez leur suivi administratif : création et mise à jour des données dans les outils internes, mise en place et gestion des contrats partenaires (maîtrise d’œuvre, bureaux de contrôle, SPS…), dépôt et suivi des permis de construire et déclarations préalables, suivi des demandes administratives et des affichages réglementaires, Gestion des attestations administratives et constats réglementaires.
* En phase consultation et passation des marchés : vous participez activement à la gestion administrative des consultations d’entreprises : lancement des consultations, ouverture et contrôle des pièces administratives, suivi des négociations, attributions et rejets, constitution des dossiers marchés, gestion administrative des signatures et ordres de service.
* En phase chantier : vous assurez le suivi administratif et financier des opérations : contrôle et imputation des factures fournisseurs, suivi des bons d’acompte et respect des circuits de validation, gestion des agréments de sous-traitants, enregistrement des cautions bancaires, rédaction et suivi des avenants, mise en place des assurances chantier, suivi des DPE et transmission des documents aux services concernés.
* En phase de clôture des opérations : vous accompagnez les équipes dans le suivi administratif de fin d’opération : préparation des pièces de clôture, participation à l’élaboration des prix de revient, formalisation des rapports d’exécution des marchés, compilation des documents nécessaires aux déclarations foncières.

Assistant.e polyvalent.e, vous accompagnez également les équipes dans le quotidien des opérations : l’organisation et le suivi des réunions, la préparation de supports et comptes-rendus, la gestion des courriers et documents administratifs,l’appui aux démarches liées aux concertations locataires et à la vie des opérations.Vous contribuez également à l’amélioration continue des process administratifs et au bon fonctionnement collectif des deux pôles.