Sgae - greffière - secrétaire-assistante « questions juridiques et institutionnelles »(jur) h/f

Description du poste

Placé(e) auprès de la conseillère juridique, cheffe du bureau JUR, en binôme avec une autre assistante, le/la titulaire du poste assure :

Les fonctions de secrétaire-assistante. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :
- gérer de l’agenda de la conseillère juridique et de ses adjoints et contrôler les échéances ;
- assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
- informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du bureau ;
- constituer les dossiers (entretiens, réunions à l'Élysée ou à Matignon, auditions parlementaires...) pour l'ensemble du bureau et à la demande du secrétaire général et en assurer l’organisation matérielle (réservation de salle, convocation, etc.)
- mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, tableaux...)
- assurer l’organisation logistique des déplacements professionnels des agents du bureau (gestion et suivi des ordres de mission) ;
- traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement informatique ;
- assurer le suivi de tableaux de bord ;
- constituer et assurer la mise à jour en continu des listes de diffusion ministérielle thématiques (Outlook, Saphir, etc.) ;
- suivre le versement de documents au service de documentation et effectuer des recherches documentaires ;
- participation à la formation des nouveaux arrivants du bureau (agent ou stagiaire) aux outils de travail interne (diffusion de modèles de notes, courriels, comptes-rendus, etc.) ;
- gérer les aspects logistiques en lien avec le bureau ressources humaines et moyens (fournitures, réceptions, etc.) ;
- toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du service.

Les fonctions spécifiques de greffe du bureau. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :
- assurer la réception, l’enregistrement et la diffusion par voie dématérialisée des demandes des pièces de procédure de la Cour de justice de l’Union européenne ainsi que celles provenant du Tribunal de l’UE et de la Cour de justice de l'AELE (diffusion + rappels aux adjoints en cas de retard de diffusion au-delà de 2jours ouvrés) et hiérarchiser les priorités en termes de diffusion ;
- assurer le classement et l'archivage des pièces de la Cour et du Tribunal ;
- produire un tableau mensuel des arrêts et conclusions d'avocat général attendus le mois suivant ;
- participer à la préparation des cycles de transposition des directives (notamment recherche des nouvelles directives dans Eurlex) ;
- assurer la veille et la mise à jour du tableau des demandes d'accès aux documents sur le fondement du règlement 1049/2001, en appui de l'adjoint compétent et suivre les échéances d'envoi des réponses aux procédures d'infractions à la Commission ;
- assurer la veille des notes diplomatiques et du Journal officiel de l'Union européenne (JOUE) ;
- assurer les recherches de documents juridiques sur des bases de données, la veille des télégrammes diplomatiques ;


Conditions d'exercice particulières

assurer les recherches de documents juridiques sur des bases de données, la veille des télégrammes diplomatiques ;

- assurer la rédaction de courriels ;

Il/elle est également chargé(e) d’assurer le rôle de coordinateur national pour la gestion et la supervision du Système d’information du marché intérieur (NIMIC), avec l’appui d’un adjoint de l’équipe du bureau.

Enfin, le/la titulaire du poste a un rôle d'alerte et veille au respect des échéances.

Bureau partagé

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail.

Description du profil recherché

De formation juridique, il/elle devra être doté(e) d’un excellent sens du relationnel, être en capacité de se positionner comme une personne ressource, être en mesure de trouver des solutions et être force de proposition. Ce poste suppose des qualités d'organisation, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
3. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
4. SAVOIR-ÊTRE - Esprit de synthèse
5. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
6. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)