[ifps] gestionnaire administratif - accueil (h/f)

Le poste de [IFPS] Gestionnaire administratif - Accueil (H/F) MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE L’agent administratif d’accueil assure deux missions principales : - Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché. - Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature. Missions communes - Accueil des personnes (apprenants, intervenants, visiteurs,…) - Accompagnement ou recherche des interlocuteurs dans les locaux, - Information et conseil à des tiers (apprenants, intervenants, visiteurs,…) dans son domaine d'activité, en accueil physique et/ou téléphonique en respectant le secret professionnel - Recueil/collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité - Remise de badges, laissez- passer, dossier d'accueil, plans d'accès, - Réception et tri du courrier, distribution aux services ou personnes concernés - Participation aux réunions de secrétariat, réunions institutionnelles, et autres événements institutionnels - Encadrement ponctuel de stagiaires administratifs par délégation du responsable administratif et logistique - Participation à la démarche Qualité Missions spécifiques Gestion en appui sur des dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l’intendance, en fonction de l’organisation de travail établie par le responsable administratif et logistique. ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, l’agent administratif d’accueil est chargé d’assurer la qualité d’accueil en collaboration avec l’équipe administrative, pédagogique et l’intendance. Il rend compte de son activité au responsable administratif et logistique. Le profil recherché APTITUDES - COMPÉTENCES SAVOIRS : - Maîtrise de la langue : orthographe, vocabulaire, syntaxe - Techniques d’accueil physique et téléphonique - Connaissances à acquérir dans le champ législatif règlementant les formations dispensées par l’IFPS. - Connaissance de la démarche Qualité et/ou de la certification. SAVOIR FAIRE : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Utiliser les outils et logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, internet) - Rédiger et mettre en forme un document : courrier, compte-rendu, dossier… - Organiser et prioriser ses activités - S’inscrire dans la démarche Qualité de l’IFPS : modèles, procédures et méthode de classement - Rendre compte à sa hiérarchie en fonction des priorités - Respecter la confidentialité liée à la connaissance des dossiers - Favoriser la circulation de l’information en collaboration avec ses collègues et l’équipe pédagogique - Identifier/analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions APTITUDES : - Relationnelles : accueil et diplomatie - Organisationnelles : anticipation, rigueur méthodologique et rapidité dans l’exécution des tâches - Adaptabilité à l’imprévu et aux priorités - Esprit d’équipe et d’entraide - Capacités à apprendre et à développer de nouvelles compétences - Capacité à renseigner des personnes au regard de son métier - Aptitude à s'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes ou en public - Gérer ses émotions, son stress CONDITIONS A REMPLIR - Qualification : diplôme dans les domaines de la gestion administrative (niveau bac) - Expériences professionnelles dans les domaines de l’accueil et de la gestion administrative LIEN HIERARCHIQUE L’agent administratif d’accueil exerce sa fonction sous l’autorité et la responsabilité de l’adjoint des cadres responsable administratif et logistique et du Directeur de l’IFPS LIEN FONCTIONNEL Coordination avec ses collègues gestionnaires administratifs de promotion, les formateurs, les responsables pédagogiques, l’intendance, la documentation et la cellule d’appui numerique. CONDITIONS D’EXERCICE - 7h30 45 minutes de pause repas par jour de travail effectif, modulable selon les activités de l’IFPS - Créneau horaires à déterminer : 8h15 -16h30 / 8h30-16h45 / 8h45-17h00 / 9h00 - 17h15 - Le poste n’est pas ouvert au télétravail, du fait de sa specificité d’accueil physique L'entreprise Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques. Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne. Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte. Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur. Découvrez l’entreprise CH Guillaume Regnier