À propos de nous
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Direction de la scolarité :
Mission
L’assistant·e de direction assure le secrétariat, l’assistance technique et logistique des responsables de services, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres à l’un des domaines fonctionnels de l’établissement.
La polyvalence des tâches tend à se développer, renforçant les compétences techniques grâce à l’utilisation d’outils de plus en plus performants, notamment en gestion, tout en élargissant les compétences relationnelles.
Assistante de la Directrice de la Scolarité et de son adjoint
* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
* Renseigner les tableaux de bord selon les consignes, participer à l'instruction de dossiers complexes
* Consigner les procédures applicables dans son domaine
* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
* Participer à l'organisation des réunions, manifestations, comités opérationnels et prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projets en lien avec la Direction (COMOP, COPIL)
* Informer les personnels de la direction
* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
* Classer et archiver les documents et informations
* Mise à jour du site
* Assurer l’assistance technique et fonctionnelle des applications gérées par le service
Accueil physique et téléphonique des étudiants, du personnel enseignant et administratif
* Informations relatives aux procédures d’admission et d’inscription
* Orientation vers les bureaux du service de la scolarité concernée
* Traitement et suivi des demandes des usagers
Collaboration à l’organisation et à la réalisation de la campagne d’inscription (forte activité de juillet à septembre)
Réception des candidats Parcoursup, Candidatures P8, annulation des inscriptions, traitement des demandes de prolongation d’études, cartes multiservices défectueuses
Gestion matérielle :
* suivi des commandes, inventaires
Profil
Compétences
* Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Université
* Connaître les règles de scolarité
* Maîtriser des logiciels informatiques (word, excel,…)
* Bien suivre l’évolution de la réglementation
* Avoir de la rigueur et de la méthode
* Bonne qualité rédactionnelle, organisé
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