Assistant de direction h/f

L’assistant.e de direction a pour mission de participer à la pré- instruction, l’instruction et le suivi de l’ensemble des dossiers que gère le.la directeur.trice général.e de la Faculté. Il.elle assiste également le.la Doyen.ne sur l’organisation des Conseils de Faculté, des élections, séminaires et événements de la Faculté. À ce titre, il.elle s’assure de la cohérence de l’instruction des dossiers en lien avec l’ensemble des acteurs impliqués, dans le cadre du schéma directeur de la Faculté et en conformité avec la démarche qualité de la direction générale. Il.elle prend une part active à la construction des processus de gestion de la Faculté, dans le contexte du fonctionnement de l’université Paris Cité et de ses facultés. Il.elle est l’interface active et permanente entre la hiérarchie et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe. Il.elle joue un rôle de facilitateur au sein de la Direction et participe au bon climat de celle-ci. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Organiser : Gestion des agendas du Doyen et du DGD Élaboration des calendriers semestriels des instances et des réunions Conseil de Faculté (préparation logistique des salles) Réunions, gestion des sondages, événements et séminaires pour les équipes de la Faculté Participation à l’organisation d’événements en lien avec l’équipe décanale Gestion administrative et budgétaire des événements : dans le respect des règles et process de l’Université : gestion des demandes de devis, de l’établissement des bons de commande et du suivi des réceptions dans des échéances contraintes Assure la coordination du département assistanat de direction Rechercher, collecter les informations : Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication utilisés pour les réunions Etablir des documents de synthèse en fonction des demandes du DGD Etablir les listes d’actions à suivre suite aux réunions (Comop) Communiquer : Mise à jour des organigrammes et mise en ligne régulière sur le site de la Faculté Veille active à la mise à jour des listes des compositions des instances et des noms des agents de la Faculté sur site internet (recherche des informations) Recherche et mise à disposition de documents utiles à la Faculté, accessible à tous, sur le cloud Assure la cohérence et la circulation de l&39;information, communique avec les services de la structure et les partenaires extérieurs, notamment via des outils de travail collaboratif Elaborer : Suivi d’actions Tableaux de bords, bilans et statistiques Apprécier : Gérer les besoins de la structure en termes de matériels et affectation des bureaux - commandes de fournitures Gestion du cloud pour les usagers, en relation avec le correspondant informatique Participer : Participation en tant que besoin au Conseil de Faculté, participation aux réunions RA- CSA et les directeurs de pôle Résoudre : Ecouter les demandes des agents Apprécier les requêtes Orienter vers des solutions Apporter des réponses Proposer des axes d’amélioration pour : Les méthodes de travail Le cadre de vie L’utilisation des matériels Améliorer le fonctionnement de la structure dans le cadre de la démarche qualité de la direction générale Instruire : Des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire (confiés par le directeur général délégué et le Doyen)