Assistant(e) programme h/f

Mission principale

Imaginer la ville du futur, construire et gérer des lieux de vie agréables, mixant logements, bureaux, cliniques, commerces, crèches, espaces verts pour une ville où il fait bon vivre : cest toujours la vocation dIcade.

Acteur immobilier confronté aux défis climatiques, écologiques et sociétaux daujourdhui, la mission dIcade est de penser la ville de demain et de ré-enchanter les lieux du futur

Icade Promotion recherche un(e) Assistant(e) Programme.

Sous la responsabilité dun Directeur dAgence, lassistant programme assure lensemble des activités administratives allant de la gestion des opérations à la vie de lagence afin de garantir un niveau de service client conformes à nos exigences.

Principales activités

Phase marché :

1. Rédaction suivant instructions du Directeur Techniques (DT) /Directeur Programme (DP) de lettres de commande « Etudes et préparation de chantier » préalablement à la signature dun OS Exécution afin de démarrer les études avant lachat du foncier
2. Compléter les informations générales du CCAP puis faire compléter et valider le document par le Responsable Programme
3. Constituer avec le DT le Dossier Marché avec la nomenclature des pièces
4. Mise en signature du Dossier Marché sur Docusign ou Saqara
5. Suivi et relance des signatures des entreprises et intervenants
6. Rédaction des ordres de service suivant les indications DT/DP (date deffet, délai)
7. Mise en signature des documents (Acte dengagement / OS / Lettre dengagement PPM)
8. Suivi et relance des signatures des entreprises
9. Renseigner le Tableau des entreprises consultées/retenues à chaque AO terminé

En amont du chantier :

10. Création de lopération dans ATTESTATION LEGALE (date D.O.C nécessaire) avec ajout de toutes les entreprises adjudicataires pour suivi contractualisation et pendant la phase travaux
11. Suivi des affichages et constats des Permis de Construire
12. Participer avec le RP/DP au montage et envoi des dossiers de GFA et dépôts de pièces notaire
13. Mise en place de KALITI en début dopération
14. Dépôt des DROC

La vie de lopération :

15. Participer à la réalisation de lensemble des dossiers des Comités
16. Suivi administratif des concessionnaires (mise en service, débranchement), des assurances et des syndics
17. Fournir les documents contractuels aux bailleurs
18. Signature et la diffusion des OS, TS, TMA,
19. Constitution du dossier CLEA (CERQUAL)
20. Gestion des concessionnaires ENEDIS/CRRO : Sur consigne du RP, suivre et faire les démarches nécessaires pour obtenir le remboursement des colonnes
21. Envoi et suivi des dossiers KYC (sous-traitants)
22. Missionner les entreprises pour interventions dans le cadre de la levée des réserves jusquà la passation SAV
23. Dépôt des DAACT

Organisation d'agence et des relations extérieures

24. Organisation des agendas des Directeurs dAgence
Prise de rendez-vous externe (Mairie / Collectivités / relations publiques et institutionnelles)
25. Suivi et accompagnement des Directeurs dAgence dans lorganisation des salons et/ou évènements extérieurs
26. Gérer les plannings et agenda de léquipe programme
27. Accueil des nouveaux arrivants et suivi des départs : commande du matériel, commande du badge, restitution de matériel
28. Commande des fournitures EPI pour les agences
29. Procéder aux réservations sur Travel Solution des billets trains hôtels avions pour le DA

Profil

Expérience réussie sur poste similaire dans le secteur de limmobilier ou du BTP (entreprise générale, cabinet dingénierie, maîtrise dœuvre, OPC, etc..)

30. Être organisé, proactif
31. Avoir de bonnes capacités relationnelles pour assurer la gestion des différents intervenants
32. Capacité à gérer plusieurs tâches administratives simultanément tout en maintenant un haut degré de précision

Dans le cadre de notre recrutement, nous accordons une attention particulière à la sensibilité et à l'engagement en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Nous recherchons des candidats qui non seulement maîtrisent les enjeux environnementaux, sociaux et éthiques, mais qui sont également motivés par l'idée de contribuer activement à des projets responsables et durables.

Chez ICADE, nous favorisons la diversité au sein de nos équipes et sommes fiers de promouvoir linclusion et légalité des chances. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Nos collaborateurs sont engagés pour limmobilier de demain. Rejoindre Icade, cest faire le choix dune entreprise innovante, humaine, ambitieuse, audacieuse et responsable.