Le Vice-rectorat Recherche & Innovation ainsi que le laboratoire ETHICS (EA7446) recrutent, dans le cadre d’un remplacement, un(e) Gestionnaire Administratif et Financier (H/F) enContrat à Durée Indéterminée. Le/La Gestionnaire administratif et financier propose et assure une organisation administrative et matérielle du service, garantissant le bon déroulement de la gestion financière des projets en cours et le paramétrage des outils et documents nécessaires au fonctionnement du service, notamment dans le cadre d’activités de recherche (conventions, partenariats, financements, etc.).
Missions principales
Gestion administrative et financière des projets scientifiques
* Gérer et assurer le suivi des devis, facturations, avenants et signatures originales ou numériques des conventions ou tout autre document lié à l’activité du périmètre.
* Gérer et développer les relations avec la direction administrative et financière pour assurer un suivi précis des facturations, paiements, convention/subvention de recherche.
* Veiller quotidiennement l’équilibre du budget et/ou des comptes en lien avec les projets de recherche en cours et leurs référents.
* Créer et mettre à jour des tableaux de bord et outils nécessaires au bon fonctionnement du service.
* Les mettre à disposition en lien avec l’équipe-entité concernée et ce, dans le cadre d’un suivi administratif et financier précis.
* Concevoir, mettre à jour et assurer le respect des procédures permettant le bon déroulement des traitements des dossiers.
* Contribuer au suivi administratif et financier des actions menées dans le cadre du Chantier Recherche de Vision 2030– appui et valorisation de la recherche: politique doctorale, internationalisation, expertises et organisation interne.
* Assurer le suivi administratif et financier des fonds fédératifs attribués par la Commission Recherche de l’Université Catholique de Lille.
* Suivre les paiements des expériences réalisées au sein de l'Anthropo-lab.
* De manière générale, consolider et développer les relations avec les autres services, entreprises et partenaires afin d’assurer le bon déroulement des activités et projets et, le cas échéant, gérer les contentieux par la médiation avec ces derniers.
* Identifier les difficultés et/ou dysfonctionnements et, le cas échéant, faire remonter les informations auprès du (de la) Directeur(trice) délégué(e).
Gestion administrative du périmètre
* Collecter et transmettre à la Direction des Ressources Humaines les informations administratives relatives aux collaborateurs, chercheurs invités/associés, stagiaires: prévisionnels de congés, autorisation de travail des salariés étrangers, informations nécessaires à l’élaboration des contrats de travail et/ou avenants, convention d’accueil, convention de stage, etc. puis faire le lien avec les autres directions internes.
* Veiller au respect des obligations légales et conventionnelles, concernant notamment les stagiaires, chercheurs associés, et prestataires, et alerter en transmettant les informations utiles à la Direction de l’entité et, le cas échéant, en faisant appel à la Direction des Ressources Humaines.
* Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
Activités annexes
* Réaliser, pour les instances du périmètre : laboratoire ETHICS (EA7446) et Vice-présidence & Vice-rectorat Recherche et Innovation, un socle de tâches courantes au titre de l’assistance des membres de l’équipe: courrier, téléphone, courriels – invitations aux réunions avec ordre du jour, agendas, logistiques, relances diverses, veille réglementaire, rédaction de comptes-rendus, etc.
* Contribuer à la bonne coordination avec les autres directions supports, ainsi qu’avec les entités, et se rendre disponible ou participer à l'organisation des événements scientifiques de grande ampleur organisés au sein de l'Université.
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
* Formation de niveau bac +3 souhaitée dans le domaine administratif & financier, de la gestion de projets, ou expérience professionnelle équivalente, idéalement suivie d’une expérience de 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine de la recherche. Une expérience dans un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche ou dans un laboratoire de recherche ou avec des chercheurs est souhaitée.
* Maîtrise des techniques de secrétariat, de suivi administratif et financier (budget, comptabilité, règles de facturation) dans le cadre d’activités liées à la recherche.
* Utiliser les outils bureautiques (Word – Outlook), dont une très bonne maîtrise d'Excel.
* Intégrer des connaissances juridiques.
* Gérer les imprévus.
* Faire preuve d'adaptabilité et de gestion du stress.
* Être très à l’aise avec les chiffres, et avec l’environnement de la recherche.
* Organiser et structurer les tâches.
Ce que l'on propose :
* Poste en CDI
* Rémunération : Entre 31K et 32.8K (rémunération sur 12 mois + prime de fin d’année versée en deux temps (juin et novembre) après 4 mois de présence au sein de l’établissement).
* La période d’essai est de 3 mois (renouvelable 1 fois)
* 194 jours travaillés (pour une année complète et après avoir acquis tous les droits à congés)
* 22 jours de RTT (sur une année complète)
* Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre: 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)
* Mutuelle/Prévoyance
* Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%
* Télétravail possible à raison de 1 à 2 jours en moyenne par semaine (après 6 mois d’ancienneté) après accord du manager et selon la compatibilité avec l’activité du service.
* Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)
* Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel.
Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation.
En chiffres (en 2025)
* 5 Facultés
* 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts
* 43 000 étudiants
* 350 parcours de formation
* 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)
* 2 quartiers d’innovation sociale
* 15 chaires de recherche
* +580 universités partenaires à l’international
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