Office manager h/f (cdi)

Fédération professionnelle d'envergure recherche dans le cadre du soutien de son activité au quotidien, son-sa futur-e :

Office Manager H/F Assister au quotidien le Délégué Général et le Président

Gestion des agendas
Gestion des réunions, des déplacements nationaux, européens, internationaux et des réceptions
Assurer les relations avec l'environnement : adhérents, prospects, associations (MEDEF, France Industrie...) autres organisations et structures nationales et européennes
Rédactions de courriers, documents internes et externes
Suivi des mails (gestion et redistribution interne selon intérêt)
Coordination avec l'équipe (14 personnes) en lien avec l'Office & Facilities Assistant


Gérer les cotisations nationales et européennes (calcul, appel, relance, ventilation comptable), via l'outil interne, pour toutes les structures, en lien avec la comptabilité

Coordonner la comptabilité de toutes les structures, suivre les budgets, en interne et avec les prestataires (comptable, expert-comptable, commissaires aux comptes, banques)

Organiser les réunions et évènements internes et externes, tels que :


Conseils d'Administration

Rédaction des ordres du jour en lien avec le Président
Préparation des présentations avec l'équipe
Rédaction des comptes-rendus et diffusion

Coordination du Syndicat

Rédaction des ordres du jour en lien avec le Président
Préparation des présentations avec l'équipe
Rédaction des comptes-rendus et diffusion
Suivi des actions et évènements

Assemblée Générale Annuelle (en lien avec le service communication)

Aide dans la préparation de l'évènement
Rédaction des ordres du jour
Gestion de la partie statutaire (délégués votants, élections...)
Rédaction des procès-verbaux et diffusion
Etablissement du diaporama et relecture des supports
Relation avec les prestataires

Autres missions (anticipation, mise en oeuvre et suivi)

Organisation des réunions de l'équipe des permanents et rédaction du compte-rendu
Organisation d'évènements ponctuels : petits-déjeuners, déjeuners, réceptions, séminaires sur place ou d'autres sites
Gestion de la base de données (membres du CA, du CD SIPEV, Chefs d'Entreprises...)
Coordination informatique
Coordination de la gestion des locaux De formation Bac +3 à +4/5, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative similaire d'au moins 10/15 années dans une organisation professionnelle similaire (fédération, etc.). Vous avez une forte appétence pour le milieu associatif professionnel.

Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et de communication, montrant de la créativité, de l'agilité et de l'anticipation dans les situations du quotidien.

Vous maniez couramment les outils informatiques (bureautique dont Excel avec un niveau confirmé, bases de données internes, etc.), des outils comptables et de gestion (tenue des tableaux de bord, budgets, etc.) et d'internet.

Vous disposez d'une bonne maitrise de l'anglais.

Doté-e d'un très bon relationnel, la confidentialité est au coeur de votre fonction. Vous êtes autonome, tout en ayant une vraie capacité à travailler en équipe : vous êtes dynamique avec un vrai esprit d'initiative et un grand sens du service.