Assurer le secrétariat (appels téléphoniques, répondre aux mails, planifier les rendez-vous et les réunions, effectuer les rappels, archiver les documents, accueillir)
Assister les directions de programmes, enseignants et les personnels travaillant sur les programmes
Assister aux réunions, prendre des notes, rédiger des rapports et des lettres
Organiser les réunions d'équipe et des conférences téléphoniques / vidéoconférences, y compris la préparation et la distribution des documents et la fourniture des dispositifs techniques nécessaires
Contribuer à l'organisation des jurys des études pour les programmes concernés
Être garant du suivi de l'étudiant : s'assurer que l'étudiant a bien une note dans chaque module, assurer l'organisation du CF2 en lien avec l'intervenant, alerter la scolarité en cas de difficultés sur les notes et la future diplomation, relancer les intervenants pour la transmission des notes...
Constituer les dossiers administratifs des intervenants
Planifier les interventions dans le SI étudiants et effectuer les modifications, en lien avec le service scolarité
Vérifier et valider les services faits
Informer l'intervenant de son planning et des conditions de son intervention et gérer les éventuelles modifications, en lien avec le service scolarité
Assurer l'accueil des intervenants, en liaison avec les appariteurs
Assurer la collecte des sujets et des copies d'examen dans le respect des procédures en vigueur
Collecter les notes et les transmettre aux chargées de scolarité en temps voulu
En liaison avec l'assistante de gestion du département, participer à la gestion du budget des frais de fonctionnement et des personnels (honoraires, vacations) intervenant sur les programmes
Aider à la gestion des budgets pour les événements récurrents ou spéciaux
Aider à la planification et à la supervision d'événements spéciaux
Assurer la liaison avec les membres d'autres organisations hôtes pour coordonner les dispositions logistiques pour les ateliers qui ont lieu dans différentes régions ou pays
En lien avec les équipes DDV, coordonner et diffuser les supports (digitaux, papiers, affiches.) pour les étudiants et les intervenants pour les événements pédagogiques
Le cas échéant, être amené (e) à travailler en collaboration avec d'autres assistants administratifs ou assistantes administratives ou pédagogiques de l'école dans le cadre de la gestion d'un programme.
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