Gestionnaire administratif et financier du pôle mobilité (h/f)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous l'autorité du responsable du Pôle Mobilité, et en lien avec le/la chargé-e de la mobilité du personnel et du chargé de la mobilité sortante, le/la gestionnaire administratif et financier traite les activités relatives à la mobilité internationale. Il/Elle traite de la gestion administrative et financière des programmes de bourse dont Erasmus+ pour les publics entrants et sortants. Il/Elle contribue et s'assure du bon déroulé des procédures et contribue à la coordination des démarches administratives, financières et aux bons déroulements des activités du Pôle mobilité.

Missions principales de l'agent-e :

Gestion administrative

Suivi des documents contractuels :

Gestion des documents contractuels des participants Erasmus+ dans le cadre des mobilités internationales entrantes (personnels-les et étudiants-es) et sortantes (personnels-es)
Appui à l'analyse et l'instruction des dossiers de demande de bourse d'étudiants-es sortants-es

Gestion des ordres de mission :

Préparation et suivi des ordres de mission pour les personnels-les
Traitement des formulaires d'autorisation de mission à l'étranger en lien avec le Fonctionnaire Sécurité Défense de l'université (FSD)

Organisation des déplacements :

Planification et réservation des missions (hébergements, vols, trains) via la plateforme d'Agence de voyage
Accompagner les personnels-les dans l'organisation de leurs missions à l'international

Appui à l'organisation d'événements :

Participation à la logistique et la coordination des événements liés au Pôle Mobilité, tels que les Staff Weeks, journées réseau, ErasmusDays, et réunions pour les personnels-les entrants-es

Utilisation du logiciel de gestion Moveon :

Gestion des mobilités et paiement via le logiciel Moveon pour les personnels-les et étudiants-es

Gestion financière

Traitement et suivi des paiements des bourses de mobilité pour les personnels-les et étudiants-es entrants-es et sortants-es

Type du contrat : CDD 3 ans
Profil

Connaissance, savoir :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaissances de base en finances publiques
Connaissances des logiciels spécifiques à la mobilité internationale tels que Moveon
Modes de fonctionnement des administrations publiques et des dispositifs européens
Expérience préalable dans un poste administratif ou financier, idéalement en lien avec la mobilité internationale.
Connaissance des programmes Erasmus+ et de leurs modalités administratives et financières
Maîtrise de logiciels bureautiques (Pack Office, outils de gestion en ligne)
Compétences linguistiques : anglais niveau B2 minimum requis

Savoir-faire :

Planifier et suivre les activités et les échéances
Maîtrise des outils de gestion administrative et financière
Compétences en organisation et planification d'événements
Bonne capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle

Savoir-être :

Travailler en équipe et créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs-rices
Capacité d'adaptation et autonomie
Excellente communication orale et écrite
Goût pour le travail en équipe et le contact humain
Travailler dans un environnement international et multiculturel
Posséder des qualités relationnelles, avoir la facilité à engager un dialogue et faire preuve de diplomatie
Avoir un sens de l'organisation et de la rigueur
Faire preuve de réactivité