Assistant(e) administratif (ve) et commercial (e) h/f

Agence spécialisée Emploi et Formation #intérim #recrutement #CDI #CDD
Intégrée à une Holding de plus de 1000 collaborateurs, E-Keep est une société de recrutement et intérim, basée en Vaucluse, en région parisienne et Hauts de France.

Description du poste et Missions

L'agence E-KEEP de CARVIN, votre partenaire en Intérim, CDD, CDI, recrute pour l'un de ses clients spécialisés en industrie, un (e) Assistant (e) administratif (ve) et commercial (e) H/F :

Vous serez en charge de :

• Principales missions de l'activité Administrative
• Assurer la gestion de l'agenda du/de la supérieur(e) hiérarchique auquel/à laquelle il/elle est rattaché(e) : alerter le/la supérieur(e) hiérarchique en cas de concours de rendez-vous ou d'événement important ; modifier/prendre les rendez-vous à la demande du/de la supérieur(e) hiérarchique ou membre de l'équipe concerné(e) ou faire valider les rendez-vous ; relancer les rendez-vous ; etc.
• Assurer la préparation des déplacements, rendez-vous, réunions, etc. : effectuer les réservations ; préparer l'ensemble de la documentation en lien avec le motif du déplacement, du rendez-vous ou de la réunion ; etc.
• Rédiger les comptes-rendus, les notes d'informations, les rapports, les commandes, etc., les faire valider par le/la supérieur(e) hiérarchique auquel/à laquelle il/elle est rattaché(e) et en assurer la diffusion auprès des personnes concernées (clients, collaborateurs, responsables, etc.).
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : collecter les informations nécessaires à la bonne compréhension de l'objet de l'appel, orienter vers le bon interlocuteur, prendre et transmettre les messages, orienter vers le bon interlocuteur, etc.
• Classer et archiver régulièrement les documents de l'entreprise dans le respect de la procédure interne en vigueur.
• Effectuer les commandes de consommables et de fournitures auprès des prestataires désignés par le/la supérieur(e) hiérarchique auquel/à laquelle il/elle est rattaché(e) ou membre de l'équipe concerné(e) en respectant le budget alloué.
• Traiter les courriels et courriers : répondre aux courriels ou, en cas de doute, préparer les éléments de réponse à faire valider par le/la supérieur(e) hiérarchique auquel/à laquelle il/elle est rattaché(e) ou membre de l'équipe concerné(e), transférer les éléments aux destinataires concernés, transmettre la réponse aux personnes concernées, etc.
• Principales missions de l'activité Commerciale
• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects sur la base des informations communiquées par le/la supérieur(e) hiérarchique auquel/à laquelle il/elle est rattaché(e) et les équipes internes.
• Assurer la création, la fermeture et la gestion des comptes clients : mettre à jour les dossiers ; saisir et implémenter tous les éléments nécessaires au compte client (contrat, devis, facturation, incident, proposition commerciale, etc.).
• Assurer la gestion et le suivi des contrats en contact avec les clients et les équipes internes : vérifier la bonne documentation de la relation commerciale (notamment bons de commande, bons de livraison fournisseurs et le cas échéant, sorties magasin sur affaires en cours) ; demander, élaborer et envoyer les bons de régularisation et les devis ; effectuer le suivi administratif des dossiers commerciaux de la commande à la livraison ainsi que les réclamations ; effectuer les relances pour recouvrement ; émettre et envoyer les factures ; affecter quotidiennement les feuilles de pointage des techniciens, etc.
• Contrôler de façon hebdomadaire que les dossiers sont correctement administrés en informatique et alerter les personnes en charge si ce n'est pas le cas.
• Le cas échéant, réaliser des opérations de vente de produits : accueillir/informer la clientèle particulière ou professionnelle ; effectuer l'édition du bon de commande ou de la facture ; procéder à l'encaissement.

Profil recherché

• Ayant le sens du service
• A l'écoute
• Intègre
• Discret(ète)
• Proactif(ve)
• Organisé(e)
• Rigoureux(se)
• Sachant travailler en équipe

Vous avez une expérience de 5 ans minimum dans le domaine

Vous connaissez le logiciel "DIVALTO"

Vous possédez le permis

N'hésitez pas à postuler

Informations utiles

• Une équipe à votre écoute
•  Opération de parrainage
•  IFM (10%) 
• Congés Payés (10%) 
• Un FASTT : aide au logement et garde d'enfant, location de véhicule à des prix très abordable