La/le responsable d'accueil / commercial dans le secteur des services à la personne a pour mission principale le développement de l'activité commerciale de l'agence en assurant le lien avec les prospects, les clients, les intervenants et les partenaires. Elle/il assure une gestion optimale des plannings, et pilote la gestion administrative.
Développement de l'activité commerciale
Créer, développer et fidéliser un portefeuille clients afin d'augmenter le chiffre d'affaires de l'agence.
Promouvoir les services de l'agence auprès des prospects, prescripteurs et partenaires locaux.
Participer activement à la prospection terrain : distribution de flyers, animation de stands, démarchage de proximité.
Développer et entretenir un réseau de partenaires institutionnels et médico-sociaux.
Participer à la mise en oeuvre de plans d'actions commerciaux (partenariats, campagnes locales, événements).
Proposer de nouveaux services, projets ou partenariats en lien avec les besoins du territoire.
Assurer les visites d'évaluation à domicile : se rendre chez les futurs clients pour évaluer leurs besoins, leurs attentes et leur environnement.
Analyser les besoins et définir une solution adaptée : conseiller les clients, proposer une prestation personnalisée et ajuster l'offre si nécessaire.
Établir les devis et les contrats de prestation : rédiger les documents nécessaires, expliquer les modalités de la prestation (crédit d'impôt, tarifs, conditions).
Mettre en place la prestation : sélectionner un intervenant adapté, organiser la première intervention, transmettre les consignes et documents nécessaires.
Assurer le suivi de la prestation : vérifier la satisfaction du client, réajuster le service si besoin, gérer les réclamations et maintenir un lien régulier.
Encadrement opérationnel et supervision de l'activité
Superviser l'organisation globale des interventions : assurer la continuité de service en cas d'imprévus (absences, remplacements), réajuster la planification en fonction de l'évolution des besoins des bénéficiaires.
Coordonner les aspects administratifs liés à l'accompagnement : constitution des dossiers, lien avec les financeurs éventuels (APA, PCH, mutuelles).
Assurer une veille permanente sur l'évolution des besoins des bénéficiaires : mettre à jour les plans d'intervention si nécessaire.
Piloter la démarche qualité de l'agence : garantir la conformité des prestations aux engagements de service, gérer les retours clients et mettre en oeuvre des actions correctives si besoin.
Gérer les moyens matériels de l'agence : veiller à la disponibilité des ressources nécessaires à l'activité (fournitures, équipements spécifiques).
Gestion administrative de l'agence
Suivre et analyser les indicateurs de performance de l'agence : chiffre d'affaires, taux de marge, taux de satisfaction client, nombre d'heures réalisées, etc.
Valider les plannings d'interventions, vérifier leur cohérence avec les contrats signés et les ajuster si nécessaire.
Assurer le suivi administratif des dossiers clients : devis, contrats de prestation, autorisations, attestations, gestion des demandes CESU ou d'avance immédiate du crédit d'impôt.
Assurer la facturation : valider les heures facturables, vérifier les conditions contractuelles, relancer les impayés si besoin.
Gérer les litiges ou réclamations de manière réactive et professionnelle, que ce soit du côté des bénéficiaires ou des salariés, afin de garantir la satisfaction et la continuité de service.
Réaliser des reportings réguliers à destination de la direction : bilans d'activité, synthèse des résultats, propositions d'actions correctives.
Présenter les résultats de l'agence lors de réunions internes ou bilans périodiques et être force de proposition pour optimiser la performance.
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