Assistant coordination - summer school h/f

Description de la mission

Sous la responsabilité de la Directrice de la Summer School & Short Courses et fonctionnellement en lien avec toute léquipe, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :

1. Communication avec les étudiants et service client : agir en tant que premier point de contact pour les prospects, les candidats, les étudiants inscrits et les enseignants ; assurer, principalement en anglais, ce contact par plusieurs canaux : téléphone, email, outil dadmissions, de visu, etc ;
2. Organisation administrative et logistique de tous les programmes (Winter School, Summer School et programmes sur-mesure) :

- création des unités pédagogiques et inscriptions pédagogiques sur loutil de la scolarité, édition des cartes détudiants, suivi de lassiduité, vérification, édition et envoi des relevés de notes et certificats de participation

- coordination des dossiers administratifs des enseignants et autres intervenants de la Summer School & Short Courses en lien avec le Pôle enseignant (confirmation de lintervention, suivi des dossiers administratifs, édition des lettres dengagement, paramétrage des informations dans le système de la scolarité, vérification et validation des rémunérations)

- réservation des salles de cours et pour les évènements, commande et impression des supports des enseignants, signalétique

- mise à jour et suivi des divers calendriers des programmes : créer, communiquer et veiller au respect des emplois du temps

- organisation et suivi de lévènementiel des programmes : journées daccueil et de clôture, premiers jours des cours, sorties, interventions dintervenants extérieurs

3. Gestion de la relation avec différents prestataires pour le logement, les activités extrascolaires, le service traiteur, les transports : définition des besoins, négociation des prestations, suivi des commandes & facturation, etc ;
4. Gestion budgétaire : Demande de devis, demandes dachat, suivi facturation et mise en paiement dans le logiciel de gestion financière, en lien avec la Direction financière ;
5. Coordination globale du service : en place de rétro plannings, liaison entre les différentes responsables de programmes, répartition des messages et tâches dans la boîte de réception demails du service, suivi des notes de frais, du courrier, réservation des voyages, commande de fournitures, etc.

Le poste est ouvert en CDD, dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, pour une durée initiale de 4 mois, à compter de début décembre. Le poste est situé à Paris (7ème).

Profil

Profil :

- Vous êtes titulaire au minimum dun Bac + 2/3 (BTS, Licence), et vous bénéficiez dune expérience significative réussie sur un poste en assistanat polyvalent et/ou dans un contexte international

- Excellente maîtrise de langlais et du français indispensable (à loral comme à lécrit)

- Grand sens du service client, réactivité, goût pour linteraction avec des cultures du monde entier

- Goût du travail bien fait, souci du détail, rigueur dans la gestion des tâches

- Fortes capacités dorganisation et de coordination, respect dun calendrier, forte autonomie

- Goût pour le travail en équipe

- Capacité à maîtriser des nouveaux systèmes dinformation (outils dadmissions, de la scolarité et de gestion financière)

- Excellente maîtrise des outils informatiques (Pack Office, notamment Excel)

A noter : La forte saisonnalité de lactivité implique une grande disponibilité en été entre mi-mai et fin juillet (télétravail ponctuel en accord avec la manager sur cette période)

Avantages :

- Télétravail (2 jours par semaine en période basse)
- Rémunération fixe sur 12 mois et primes
- 40 jours ouvrés de congés payés par an
- Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
- Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable ( /an)
- Titres Restaurant
- Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
- Offre sociale et culturelle du CSE.

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.