Assistant administratif chargé d'accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (h/f)

Vos missions en quelques mots L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le /la assistant(e) administratif(ive) travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe. Le pôle accueil /administratif /technique est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail : - poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment, - poste installé dans un bureau partagé. Accueil physique et téléphonique - Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs, - Prise et retransmission de messages téléphoniques, - Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons, - Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme, Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative - Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, devis et convention de locations d’espaces, …) - Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’, ) - Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux, - Participation active à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet, réalisation de support de communication voire de petites vidéos,…( selon appétence) - Participation au développement de l’offre évènementielle, - Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel, …) - Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’ - Suivi logistique des manifestations organisées sur site, Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative - Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple, - Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution - Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement, - Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis Profil recherché - Compétences nécessaires o Maitrise des outils informatiques et bureautiques, o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :  Savoir s’adapter à son interlocuteur  Aisance d’élocution face à un public varié o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale, o Savoir travailler en équipe o Savoir faire preuve d’initiative, d’organisation et d’autonomie, o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations