Office manager f/h

Pour accompagner son développement et sa structuration, IRSS recherche pour son siège nantais un Office Manager – Responsable des services généraux (H/F), capable d’assurer un rôle central d’organisation, de coordination et de pilotage des moyens généraux.

Tout en garantissant la maintenance et l’entretien des infrastructures des sites IRSS (bâtiments, matériels, …) dans une optique d’optimisation des coûts, il/elle met en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins de ses collaborateurs et assure le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel des campus et des services supports

Directement rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier, l’Office Manager – Responsable des services généraux aura pour principales missions :

1. Gestion immobilière et des moyens généraux
* Garantir le bon fonctionnement quotidien des locaux et équipements des sites IRSS.
* Veiller à la conformité des locaux en matière d’hygiène, de sécurité, d’accessibilité et de réglementation.
* Veiller à la qualité des espaces d’accueil, pédagogiques et administratifs.
* Participer à l’amélioration continue des conditions de travail et d’accueil.
* Mettre à jour le DUERP en collaboration avec les Responsables de campus, la Qualité et les Ressources Humaines.
* Suivre les échéances locatives, assurances et obligations réglementaires.
* Centraliser les documents liés aux bâtiments et aux contrats.
* Participer à la gestion des baux commerciaux et relations bailleurs.
* Définir et optimiser les plans de maintenance des équipements.
* Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations incendie…).
* Organiser les aménagements et optimisations des espaces de travail.
* Assurer le suivi des équipements, du matériel, du mobilier et des stocks.
* Planifier et encadrer les interventions techniques, de maintenance, de sécurité et les travaux.
* Coordonner les actions correctives.
* Être l’interlocuteur privilégié des prestataires externes.
* Assurer le suivi budgétaire des dépenses immobilières.
* Participer aux projets d’ouverture, transfert ou réaménagement de campus.
1.
2. Gestion des achats



* Piloter les achats de fonctionnement et les commandes liées aux campus et services supports.
* Organiser les regroupements professionnels et « voyages d’affaires ».
* Identifier les besoins auprès des équipes.
* Consulter les fournisseurs et comparer les offres.
* Négocier les conditions tarifaires et contractuelles.
* Assurer le suivi des commandes, livraisons et litiges.
* Participer à la rationalisation des coûts et à l’optimisation budgétaire.
* Mettre en place et suivre des tableaux de bord achats.
* Participer à la structuration d’une politique achats groupe.
* Assurer le référencement et le suivi des fournisseurs.




VOUS :

Titulaire d'une formation de niveau Bac +2/3 à Bac + 5, avec une spécialisation en gestion, technique ou dans le domaine des achats, assistanat de direction, gestion des entreprises ou de l’immobilier ;

Vous disposez d'une expérience attendue de 2 ans minimum au sein de la fonction services généraux / gestion immobilière de bâtiments, idéalement dans un environnement multi-sites et ERP.

Vos principales compétences ont les suivantes :

Compétences techniques

* Bonne connaissance des problématiques de gestion immobilière et de maintenance.
* Bonne connaissance de l’ensemble des normes et procédures QHSE (qualité, hygiène, sécurité et environnement) et ERP
* Maîtrise des outils de bureautique
* Bonne connaissance de la gestion et du suivi de budget

Savoir-être et soft-skills

* Qualités relationnelles
* Rigueur et organisation
* Capacité d’adaptation et sens du service
* Réactivité
* Esprit d’initiative
* Esprit pragmatique et méthodique
* Sens de la négociation
* Polyvalence
* Sens du service




IIRSS, organisme de formation et CFA présent sur le Grand Ouest, certifié QUALIOPI, propose une offre riche de formations qualifiantes et professionnalisantes dans les domaines du sport, de l’animation, de la santé, du social et de la petite enfance.

Fondé en 1986, IRSS est implanté à Angers, Bordeaux, Brest, Caen, Cholet, Nantes, Le Mans, Paris, Perpignan, Poitiers, Rennes, Royan, Les Sables d'Olonne et Tours.

IRSS accompagne plus de 2500 élèves par an et s'inspire des valeurs du sport au quotidien.

L'effort, le coaching, l'esprit d'équipe sont les valeurs fondatrices qui lui permettent aujourd'hui de préparer ses élèves à la réussite.

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