Secrétaire de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Apporter une aide permanente au directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Effectuer toutes les opérations du secrétariat mais se distingue pour partie de ses fonctions par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité. Missions / conditions d'exercice Missions :
*Assurer le secrétariat : du Bureau et du Comité de la collectivité, des commissions mises en place par elle.
*Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services, ainsi qu'avec les élus (lettre - rapport d'activité etc.)
*Diffuser des notes internes à partir d'instructions orales ou manuscrites après les avoir soumises au contrôle et à la signature de la directrice.
*Venir le cas échéant en appui du travail de secrétariat assuré par les agents dans le cadre de leurs missions.
*Assurer la permanence du service de direction en l'absence du directeur afin de préparer et d'alléger au maximum le travail de celui-ci.
*Fournir dans la mesure du possible des réponses directement, à partir des éléments dont elle a connaissance.
*Classer et archiver les documents de la direction.
*Trier, hiérarchiser, classer et archiver la documentation.
*Assurer, en tant que collaborateur du directeur, son secrétariat personnel classique :
-gestion des agendas, des rendez-vous et des réunions de travail,
-filtrage des informations et des appels,
-organisation, suivi et compte-rendu des différentes réunions institutionnelles (convocations, préparation des dossiers préalables ....), des déplacements du directeur
*Réceptionner et distribuer le courrier.
*Gérer le site Internet (mise à jour), et participer à l'élaboration des supports de communication.
*Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
*Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
*Saisir et mettre à jour des bases de données des élus.
*Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
*Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
*S'assurer du respect et de l'application des différents règlements et procédures en vigueur au sein de la collectivité.
*Réception des appels téléphoniques et accueil du public.
*Réservation des salles de réunions.
Poste à temps complet Profils recherchés Savoir-faire :
*Savoir travailler en équipe
*Savoir être réactif et disponible - Autonomie - Sens aigu de l'initiative
*Savoir s'organiser, hiérarchiser les urgences et gérer les priorités, planifier son activité
*Savoir comprendre une demande
*Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues
*Savoir prendre des notes
*Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
*Accueillir le public avec amabilité
*Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
*Maîtriser l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
*Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
*Maîtriser les techniques de recherches documentaires Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
*Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
*Analyser et gérer les demandes d'information
*Gérer la confidentialité des informations et des données
*Enregistrer les messages et rendre compte
Savoir-être :
*Qualités relationnelles, facilités de compréhension, gestion du stress
*Facilité d'adaptation, amabilité, discrétion, confidentialité
*Capacité à synthétiser une information complexe
*Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
*Grande disponibilité. Horaires de travail modulables en fonction de la charge de travail
Connaissances :
*Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat
*Missions et fonctionnement de l'organisation
*Utilisation des outils informatiques
*Maitrise des règles de classement et d'archivage
*Techniques d'accueil physique et téléphonique
*Notions des techniques de communication orale et écrite.