Si vous êtes prêt à explorer « A World Connected », rejoignez-nous en tant que futur Assistant(e) de Direction H/F !
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un.e assistant.e. de Direction H/F rattaché.e au CFO Groupe, vous assisterez personnellement le CFO Groupe et son équipe.
Votre rôle et vos missions :
Assurer l’assistanat du membre de la Direction auquel il/elle est rattaché/e
* Gérer le planning et l’agenda
* Organiser/préparer/contribuer aux réunions
* Organiser les déplacements et assurer les réservations pour les voyages (taxi, vols, hôtels, etc.)
* Participer à l’accueil des visiteurs le cas échéant (café, plateaux repas, etc.)
* Assurer la saisie des notes de frais (pour les N-1 de Comex uniquement)
* Rédiger les comptes-rendus des réunions d’équipe
Assurer l’assistanat de l’équipe ou d’une partie de l’équipe du membre de la Direction
* Participer à l’organisation d’évènements internationaux organisés par la Direction Finance : préparation de l’agenda, communications aux participants, organisation des aspects logistiques et coordination générale ; participation à des tâches d’animation des évènements en cas d’intérêt pour ce type de tâche
* Prendre en charge l’organisation de certains déplacements des équipes (réservations de vols, hôtels, etc.)
* Participer à l’organisation d’évènements d’équipes
* Faciliter la préparation de l’arrivée des nouvelles recrues de l’équipe (matériel informatique, planning d’intégration, etc.)
Assistance juridique
* Suivi des formalités juridiques pour les documents officiels avec les prestataires agréés (notaires, sociétés de traduction, etc.). Coordonner la réalisation des formalités nécessaires en fonction des pays : traductions assermentées, certifications de signature, apostilles et autres légalisations
* Outil de suivi des sociétés du groupe : actualisation des données pour les entités juridiques étrangères dans l’outil de gestion juridique. Interface avec les filiales pour garantir l'exactitude des données
* Reporting assurances : collecte des données auprès des filiales et consolidation pour remontée au Groupe.
Réaliser des activités de gestion administrative et budgétaire
* Assurer le suivi du budget et le traitement des factures
* Assurer la gestion des bons de commandes
* Assurer la gestion des contrats fournisseurs
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