Assistante médico-administrative - rhumatologie - h/f

Le poste

I. OBJET
Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d’une assistante médico-administrative affectée dans le service de Rhumatologie.
Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

II. LIEU D’EXERCICE
Pôle : Pôle Humain en Mouvement Sud
Secteur : Hôpital Sud, service de Rhumatologie – Niveau 2 du Bâtiment Olympique

III. DENOMINATION DU POSTE
Catégorie : C - B
Fonction : Assistante Médico-Administrative – Adjoint Administratif
Affection : Service de Rhumatologie
Taux : 100%

IV. MISSIONS DU SERVICE
Accueil et gestion des patients dans le service de Rhumatologie.

V. ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE
MUTUALISATION avec polyvalence sur tous les postes.
- Accueil physique et téléphonique des patients (SVI)
✓ Gestion des RDV : Vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient (adresse et tél) ainsi que des médecins correspondants
✓ Validation du rendez-vous
✓ Cotation des actes (ASAP)
✓ Impression des plannings des consultations pour les médecins, et pour l’accueil
✓ Répartition des salles de consultation en fonction des médecins consultants (tableau)
✓ Prise de messages pour médecins et paramédicaux
✓ Orientation des patients
✓ Inscription compte MyChuga
✓ Gestion des demandes et prises de RDV en ligne.

- Secrétariat de Bureau 1
✓ Accueil téléphonique n°2 : Accueil Physique et téléphonique du public (SVI).
✓ Gestion des messages et demandes de l’équipe médicale, en rapport avec les patients
✓ Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville (monSisra et Outlook)
✓ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (courrier de l’interne à envoyer à un senior pour validation)
✓ Programmation d’examens/gestes interventionnels (demandes intra-CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc
- Secrétariat de Bureau 2 (seulement l’après-midi)
✓ Numérisation de tous les documents (Scanhul)
✓ Gestion de la boîte d’envoi Easily : envoi des courriers de consultation / hospitalisation (en vérifiant que PMSI soit OK)
✓ Programmation d’examens/gestes interventionnels (demandes extra- CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc
- Secrétariat de Programmation
✓ Programmation des bilans d’HDJ et filières (point hebdomadaire avec IDE de coordination)
✓ Programmation des hospitalisations complètes (point hebdomadaire avec cadre de santé)
✓ Programmation des RDV de consultation des patients hospitalisés
✓ Suivi du PMSI HDJ et HC
✓ Gestion du mouvement des patients en HC et HDJ
✓ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (Relectures, mise en page + vérif venue et date du jour + ajout destinataires des CR des patients sortis la veille (ou plus si WE) + envoi à valider au senior)
✓ Accueil Physique et téléphonique du public
✓ Gestion des messages et demandes de l’équipe médicale, en rapport avec les patients hospitalisés
✓ Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville, en rapport avec les patients hospitalisés (monSisra et Outlook)
- Secrétariat de Frappe
✓ Frappe des courriers de consultation et d’hospitalisation (HC + HDJ)
- Télétravail
✓ Frappe des courriers de consultation et d’hospitalisation (HC + HDJ) du Service voire du Pôle en période de baisse d’activité.
NB : Les activités spécifiques liées au poste sont susceptibles de modifications, selon l’évolution des pratiques et des activités du service.
Le temps de télétravail correspond à un jour fixe/semaine, à la seule condition que l’effectif des agents soit complet (Cf Charte).

VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES
Relations hiérarchiques :
✓ La secrétaire médicale référente
✓ Le cadre administratif de pôle
Relations fonctionnelles :
✓ Le chef de service
✓ Les équipes médicales et paramédicales du service de Rhumatologie
✓ Le cadre de santé des unités d’hospitalisation du service de Rhumatologie
✓ Divers services et administrations intra et extra-CHUGA

Profil recherché

VII. COMPÉTENCES ET QUALITES REQUISES

✓ Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
✓ Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil
✓ Organisation et rigueur
✓ Maitrise de l’expression française écrite et orale
✓ Autonomie et esprit d’initiative
✓ Esprit d’équipe (solidarité, collaboration)
✓ Connaissances des outils de bureautique : EASILY, CRISTAL LINK (PTHA, DIAGSCD), Outlook, Word, Excel
✓ Capacité à prioriser en fonction de l’activité (savoir s’adapter à une charge de travail fluctuante)
✓ Qualité relationnelle.