Notre association recherche son assistant(e) administratif(ve) qui aura pour missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, orienter le public
- Gérer les inscriptions (prise de RV, testing, saisie de la base de données)
- Gérer la planification des animations et évènements
- Contribuer à l'organisation des évènements
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les compte-rendu
- Rédiger et mettre en page des documents (bilan d'action, rapport annuel d'activité.)
- Assurer le classement (électroniquement et papier) et l'archivage
- Traiter et suivre les cotisations annuelles
- Etablir les devis et factures
- Gérer les notes de frais
- Assister la directrice dans la rédaction des dossiers de demandes de subventions
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer
- Scanner les éléments au cabinet comptable
- Assurer les tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines : vérification et transmission des éléments de paie, dossiers du personnel, suivi des absences et congés des salariés, suivi de la médecine du travail.,
- Assurer une veille sur les dispositifs d'insertion et de formation des salariés en contrat adultes relais
Profil recherché :
- Très bonne maîtrise de l'outil informatique
- Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles
- Excellent sens du relationnel en externe comme en interne
- Capacité d'anticipation et d'adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Maîtrise de l'anglais et autres langues étrangères
- Expérience : Une expérience préalable dans l'associatif est un grand plus
Travail du lundi au vendredi de 08h45 à 12h15 et de 13h45 à 17h15.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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