Votre mission première consiste à assister les membres de cette direction adjointe dans leur organisation en termes de communication, d'accueil, d'organisation des déplacements ainsi que dans la gestion, le classement et l'archivage de dossiers.
Vous organisez l'agenda de la Directrice adjointe et l'agenda partagé, diffusez les évènements aux collègues et acheteurs des délégations, assurez le suivi des formations en intra pour les acheteurs.
Vous participez à l'organisation des évènements, mettez en forme les supports, programmez les rencontres en lien avec les agendas des élus, prenez en charge la logistique y compris le jour de l'évènement, demandez des devis, préparez les bons de commande et les faites signer.
Vous êtes en capacité de gérer le courrier entrant et sortant et les circuits des parapheurs, prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, tableaux et présentations PowerPoint, renseigner les tableaux de suivi.
Dans un souci de fluidité, vous organisez et planifiez les réunions : rédiger les ordres du jour, les invitations ou les supports, réaliser les compte -rendus, assurer les moyens logistiques.
rôle d'antenne de gestion, gestion logistique et fournitures, relai auprès des services informatiques.
Afin de garantir la continuité de service, vous êtes aussi chargé de missions spécifiques, telles que des rôles d'antenne de gestion R.H, de gestion logistique et fournitures et de relai auprès des services informatiques, en coordination avec les autres assistantes que compte la direction de la commande publique, dans le cadre des binômes prévus. Il peut également vous êtres confiées des activités ponctuelles transversales en cas d' absence des autres assistantes de la direction.
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