Secrétaire assistant h/f

POSTE : Secrétaire Assistant H/F
DESCRIPTION : La secrétaire assistante assure l'accueil des patient.es et de leur famille au sein du centre de santé. Elle gère les informations médico-administratives relatives au dossier patient, en lien avec les autres professionnel.les de la structure, et participe à l'amélioration du parcours patient.
MISSIONS ET ACTIVITÉS
ACCUEIL DU PATIENT
Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients ;
Procéder à l'enregistrement des patients sur le(s) logiciel(s) métier ;
Réaliser la prise de RDV, physique ou téléphonique, et participer à la gestion du planning des activités, en lien avec les professionnel.les de santé ;
Informer et orienter les patients et leur famille.
GESTION ADMINISTRATIVE DU DOSSIER PATIENT
Créer, alimenter et mettre à jour le dossier patient sur le(s) logiciel(s) métier avec les informations médico-administratives et les documents recueillis auprès des patients ;
Réceptionner, scanner et classer les documents au sein du dossier patient ;
Rédiger et éditer les courriers et documents nécessaires au suivi administratif du patient, en lien avec les professionnel.les de santé ;
Vérifier à chaque passage les droits des patients (AMO, AMC) et les informer de leur situation ;
Classer et archiver les dossiers des patients selon la réglementation en vigueur et les procédures de service.
SUIVI DE LA FACTURATION ET DES ENCAISSEMENTS
Facturer et encaisser les actes réalisés par les professionnel.les de santé ;
Effectuer le suivi des paiements et relancer les créanciers (AMO, AMC et patient.es) en cas d'impayés ;
Tenir, vérifier et clôturer la caisse accueil du centre ;
Participer à la gestion du tiers-payant : télétransmission, envoi et retour via le système Noémie, traitement des rejets AMO/AMC ;
Assurer le lien avec les organismes sociaux et les mutuelles des patient.es.
PARTICIPATION AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE
Réceptionner, trier et répartir le courrier ;
Recenser les problématiques liées à l'entretien et à la gestion des locaux et des véhicules, en lien avec le médecin référent et les ouvriers des moyens généraux ;
Commander les fournitures et consommables nécessaires au bon fonctionnement du service ;
Editer les documents relatifs à l'activité et au service ;
Vérifier les factures (de laboratoire, de radiologie) avant transmission au service comptabilité.
COORDINATION ET INTÉGRATION
Accompagner les stagiaires et participer à la bonne intégration des collègues au sein du centre ;
Participer aux réunions de service et des secrétaires avec la direction ;
Assurer le lien entre le patient, sa famille, les professionnel.les de la structure et les différents intervenants externes ;
Suivre le planning des activités et des EVP, en lien avec le médecin référent et le service RH.
PROFIL : Pour réussir dans ce poste, vous devez justifier d'une formation dans le domaine du secrétariat et/ou d'une expérience significative de secrétariat de direction. Vous devez être capable de vous adapter rapidement dans un environnement complexe. Une connaissance du secteur associatif serait un réel atout.

Vous devez faire preuve d'organisation, de discrétion (respect impératif du secret médical), d'autonomie et de rigueur.
Vous maitrisez les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, logiciels métiers SSP et Hellodoc) et avez une connaissance des acteurs et du système de santé ainsi que de la connaissance de la terminologie médicale et de la nomenclature des actes médicaux.Par ailleurs, vous maîtrisez les techniques de secrétariat médicale (classement, archivage, facturation, recouvrement) et savez rendre compte de votre activité et avertir en cas de difficultés.
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