Chef.fe de cabinet adjoint.e près le cabinet de la secrétaire générale

Vos missions en quelques mots L'adjoint(e) à la cheffe de cabinet joue un rôle clé dans l’organisation, la coordination et le suivi des activités du cabinet, en appui direct à la cheffe de cabinet et au directeur de cabinet. Missions principales 1. Appui opérationnel à la cheffe de cabinet et au directeur de cabinet • Pilotage des agendas : Organiser, prioriser et suivre les agendas des trois secrétaires généraux (réunions, déplacements, engagements officiels). • Préparation des dossiers : Constituer et vérifier les dossiers de réunions, les éléments de langage, les notes de synthèse et les supports de présentation pour la secrétaire générale et ses adjoints. 2. Organisation et logistique • Organiser la logistique des événements du secrétariat général (réunions, séminaires, cérémonies officielles). • Assurer le suivi des actions de communication et la gestion du protocole, en lien avec la délégation à l’information et à la communication. • Coordonner la représentation du secrétariat général aux réunions interministérielles (RIM) et en assurer le suivi. 3. Coordination et relations internes/externes • Travailler en lien direct avec les délégués, directeurs de projet, conseillers et chargés de mission rattachés à la secrétaire générale ou à ses adjoints. • Assurer une liaison régulière avec les autres cabinets ministériels et les directions du ministère. • Contribuer à la fluidité de l’information entre les services du secrétariat général. Par ailleurs, en l’absence ou à la demande la cheffe de cabinet et/ou du directeur de cabinet, le/la titulaire du poste peut être amené à : 1. Suivre certains dossiers transversaux • Gestion des flux : Contrôler et suivre les parapheurs du secrétariat général, assurer le traitement, l’orientation et le suivi des demandes émanant de la secrétaire générale, de ses adjoints, du cabinet du ministre ou des directions, ainsi que des courriers officiels. • Suivi de dossiers spécifiques (ressources humaines, gestion budgétaire, sureté bâtimentaire, planification de crise, etc.). • Participer à la préparation des propositions de distinctions honorifiques et de médailles nationales de reconnaissance (légion d’honneur, ordre national du mérite, médailles propres au ministère, reconnaissances aux victimes du terrorisme), en collaboration avec le chargé de mission dédié. • Suivi des décrets et actes réglementaires (utilisation du logiciel SOLON), en lien avec le chargé de mission dédié). 2. Appuyer la cheffe de cabinet dans ses responsabilités managériales • Encadrement d’une équipe de 12 agents (1 catégorie A, 4 catégorie B, 7 catégorie C). • Animation et coordination : Répartir les tâches, suivre l’avancement des dossiers, évaluer et former les agents placés sous sa responsabilité. • Garantir la qualité des missions confiées et la cohérence des actions menées par l’équipe. • Réaliser certains entretiens annuels. Nombre d’agents à encadrer ✔ A:1 ✔ B:4 ✔ C:7 Profil recherché Vos principales compétences à mettre en œuvre Compte tenu de l’exigence et des enjeux stratégiques, politiques et opérationnels de ces fonctions, le(la) titulaire devra faire preuve d’une relation de totale confiance avec la direction, fondée sur la loyauté et la discrétion absolue. Qualités et compétences attendues : - Sens politique, discernement et intelligence des situations, notamment dans un environnement ministériel complexe. - Grande disponibilité et réactivité, avec une capacité à gérer des priorités changeantes et des échéances serrées. Activité soutenue, avec des pics liés aux événements officiels, aux réunions interministérielles et aux échéances réglementaires - Excellentes qualités relationnelles : sens développé des relations humaines, capacité à fédérer et à travailler en interface avec les différentes directions et services. - Expression orale et écrite irréprochable : maîtrise de la rédaction administrative et des éléments de langage. - Rigueur organisationnelle : sens de l’anticipation, gestion des agendas et des dossiers sensibles. - Adaptabilité : capacité à s’approprier rapidement de nouvelles applications informatiques et outils numériques. Connaissances Organisation administrative et politique Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement du ministère de la Justice Maitrise parfaite d’Outlook et de la suite office Bonne connaissance des circuits interministériels Savoir-faire Intelligence situationnelle Excellente expression orale et écrite Sens politique et stratégique Capacité d’adaptation Sens de l’organisation Savoir-être Relation de totale confiance Loyauté Discrétion Capacité de discernement Grande disponibilité et réactivité Sens aigu des relations humaines Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Une bonne connaissance de l’institution judiciaire, de son organisation, son fonctionnement et ses spécificités est souhaitée ainsi qu’une connaissance des circuits interministériels