Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités. Intégré(e) au sein de la Direction Juridique du Groupe, composée de 27 collaborateurs, vous évoluerez sous la responsabilité de Catherine, Risk Manager du Groupe. Vous apporterez également votre soutien à nos deux Directrices Juridiques : Michèle, Directrice Compliance, et Isabelle, Directrice Juridique Corporate et M&A. Votre mission principale consistera à assister la direction dans la gestion administrative du service, en veillant à la fluidité et à l'efficacité des processus internes. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez en interaction avec nos agences ainsi qu'avec les différents services du siège.
Le contenu du poste est évolutif et pourra s'adapter à vos aspirations.
Ce poste, basé au siège social du Groupe Ortec, situé au coeur du technopôle d'Aix-les-Milles, est proposé à temps partiel (80%).
Vos missions clés consisteront notamment à :
- La gestion administrative et comptable : traitement des factures via ESKER (avocats, experts, fournitures, restaurants) et validation des notes de frais, suivi des abonnements documentation juridique du service
- Le suivi des abonnements et achats : fournitures de bureau, petit matériel informatique, ainsi que les équipements nécessaires pour les nouveaux arrivants (ordinateurs, matériel bureautique).
- L'organisation et logistique : préparation des rendez-vous internes et externes (réservations de salles, repas, accueil), gestion des plannings, pointages, formations et agendas des trois Directrices.
- Les voyages et déplacements : réservation des trajets et abonnements.
- Le support opérationnel : demandes d'accès aux outils (Sioux), traitement du courrier, accueil téléphonique et physique, gestion des signatures DG (parapheurs et électroniques).
- Le suivi juridique et conformité : établissement des attestations légales (marchés publics, marché privés), coordination des enquêtes de solvabilité et compliance ((clients, partenaires, sous-traitants), appui aux circularisations avec les avocats et suivi des honoraires.
- La gestion documentaire : classement physique et électronique, recherche de dossiers, mise à jour des tableaux de provisions et des contentieux, ainsi que d'ORGAGENCE.
- La production de supports : présentations, support e formation PowerPoint, extraction et suivi des appels d'offres hebdomadaires.
Ces missions n'ont pas de secret pour vous ? Nous vous offrons les outils et les moyens à la hauteur de vos ambitions !
Une intégration à la carte avec Catherine, Risk Manager, sur les process, les outils, le périmètre.
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