Sous la responsabilité de la responsable administrative des services, en charge de la comptabilité, des finances et de l'administration des RH, l'Assistante de Gestion réalise les missions suivantes:
1- Assister la responsable dans ses missions comptables, de contrôle de gestion et de suivi administratif des prestations
a. Préparation, émission et suivi de la facturation
- Établir les factures à destination des clients, en veillant à leur exactitude, conformité et complétude (bons de commande, devis, contrats, livrables, nombre d'heure, etc.)
- Garantir le respect des délais de facturation et de paiement, en lien avec les équipes en charges des suivis administratifs
- Assurer le suivi des règlements et des relances clients en cas de retard de paiement
- Participer à l'amélioration continue des processus de facturation et à la mise à jour des procédures internes
b. Préparation et suivi des indicateurs d'activité
- Consolider mensuellement les données chiffrées relatives à l'activité (chiffre d'affaires, ratios de productivité, marges, calcul des frais de personnels, etc.)
- Produire des tableaux de bord et indicateurs de gestion mensuels pour la Direction
- Participer à la préparation des bilans intermédiaires et clôture comptable.
c. Suivi administratif des prestations
- Contrôler et valider le suivi des heures de formation et des prestations
- Assurer la complétude et exactitude des documents pour les financeurs
- Contrôler les saisies sur les différents extranets
- Participer à la réalisation des bilans d'activité et des déclarations quantitatives des prestations auprès des financeurs
- Assurer les relations administratives avec les financeurs
2- Assister la responsable dans ses missions de gestion administrative des RH
- Archiver tous les contrats de travail et de prestation de service
- Accueillir et présenter aux nouveaux collaborateurs les règles sociales (notes de services, dossier prévoyance santé, dossier accueil, .)
- Tenir à jour les dossiers individuels du personnel y compris les prestataires indépendants (CV, copie documents d'identité, carte SS, prévoyance, signature des informations/règlements/procédures internes, ..)
- Suivre administrativement les ressources humaines : préparation des paies, suivi de la justesse des bulletins de paie, suivi des congés et absences (suivi arrêts maladies, suivi des IJ (CPAM et prévoyance santé)), suivi des prestataires indépendants (heures, factures, coûts, .);
- Préparer et actualiser les notes de service et procédures liées à la gestion des RH sous le contrôle de la responsable des services administratifs
- Préparer pour la direction des indicateurs de suivi de performance des ressources humaines (productivité, suivi frais de personnels, ..)
- Suivre les relations avec le cabinet social, les organismes sociaux et de prévoyance (santé au travail, CPAM, Malakoff, .).
3. Participer aux missions générales de support
a. Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil des visiteurs, clients, stagiaires et partenaires avec professionnalisme et convivialité selon le planning défini par la direction.
- Répondre aux demandes de premier niveau ou orienter vers les interlocuteurs compétents
- Gérer les appels entrants et les courriels génériques de l'entreprise, en assurant un premier filtrage ou traitement
b. Gestion du courrier et des communications
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant
- Affranchir et expédier les courriers sortants dans les délais impartis
- Assurer la gestion des envois spécifiques : recommandés, plis urgents, livraisons de documents contractuels, etc.
Cette liste de tâches est non exhaustive. Elle peut être révisée et complétée selon les besoins.
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