Instructeur etat civil (h/f)

Votre rôle :
Accueillir, renseigner, instruire et gérer les demandes du public (mariage, naissance, décès.). Assurer le suivi des instructions en matière d'Etat-Civil des diverses administrations.



Vos missions :

Enregistrement des déclarations de naissance, reconnaissance, mariage, décès et PAC :
- Assure l'accueil du public -
- Enregistre, selon le règlement en vigueur, les déclarations et établit les actes
- Constitue les dossiers de mariage et assiste à leur célébration (réunit, vérifie et enregistre les différentes pièces justificatives nécessaires à l'établissement du dossier)
- Tient à jour les registres
- Enregistre et appose les mentions sur les actes informatisés, les registres et les livrets de familles
- Instruit les dossiers de parrainage civil, changement de prénom, de nom et les rectifications administratives


Traitement des demandes d'actes :
Traite les demandes dématérialisées d'actes (COMEDEC).


Information/ Communication :
- Réceptionne les appels téléphoniques, informe et conseille les personnes souhaitant des renseignements
- Est l'interlocuteur des administrés et des administrations
- Etablit le planning hebdomadaire et trimestriel des célébrations des mariages pour les Adjoints au Maire
- Envoie à l'INSERM (Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale) les statistiques
- mensuelles des naissances
- Assure la publication des naissances, mariages et décès (presse interne).

Polyvalence :
- Participe à la gestion des cimetières en relation avec les conservateurs des cimetières (gestion des vacations de police)
- Participe lors des scrutins électoraux à l'organisation des élections
- Peut participer à la création et à la mise à jour informatique de maquettes, de procédures et de documents destinés à l'Etat Civil.

Profil
Formation : Il n'y a pas de formation particulière pour occuper le poste, le suivi de formations en interne et en externe est indispensable.

Vos connaissances : Connaissances de l'instruction générale de l'Etat Civil (IGREC), des différentes circulaires en matière d'Etat-Civil et de la législation funéraire


Vos compétences pratiques :
Connaissance des procédures
Utilisation des outils de bureautique informatique (Word / Excel) et des progiciels métiers Mélodie et Requiem


Vos qualités personnelles :
Bonne communication,
Sens pédagogique,
Organisation,
Grande rigueur,
Sens de la confidentialité,
Disponibilité