Assistant d'agence h/f

Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur d'Agence vos missions principales seront les suivantes:

🎯 Vos missions principales

Véritable pilier de l’agence, l’Assistant(e) d’agence assure la gestion administrative quotidienne et joue un rôle de relais entre les équipes terrain, le management et les fonctions support.

À ce titre, vous intervenez sur plusieurs volets :

🔹 Gestion administrative de l’agence

1. Accueil physique et téléphonique de l’agence
2. Gestion du courrier, des livraisons et des fournitures
3. Suivi des frais généraux, des notes de frais et des prestataires externes
4. Gestion des abonnements, de l’affichage réglementaire et du parc automobile

🔹 Support aux managers

5. Organisation des comités d’agence et des événements internes
6. Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes
7. Appui administratif au management (agenda, projets d’agence, déménagements éventuels)

🔹 Appui QSE / conformité

8. Suivi administratif des accidents du travail et de la médecine du travail
9. Gestion et suivi des habilitations, certifications et équipements de sécurité
10. Coordination des contrôles réglementaires et tenue des registres de sécurité

🔹 Support RH

11. Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs
12. Suivi administratif des embauches, des périodes d’essai et des départs
13. Gestion des éléments variables de paie et des absences
14. Contribution au recrutement (gestion des candidatures, organisation des entretiens)
15. Suivi du plan de formation et des contrats d’intérim

🔹 Appels d’offres

16. Montage et suivi de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d’offres

🔹 Missions complémentaires – Agence de Toulouse

En lien étroit avec l’activité opérationnelle de l’agence, vous participez au suivi et à la coordination des interventions techniques :

17. Planification et suivi des demandes d’intervention clients et des plannings des techniciens (SAV, dépannages, services facturables, petits travaux, astreintes)
18. Suivi administratif des interventions : clôture des tickets, vérification des comptes rendus et transmission à la facturation
19. Contribution à la bonne facturation des interventions et établissement de devis de régularisation
20. Suivi logistique et administratif : contrôle des livraisons, mouvements de stock
21. Gestion administrative de la sous-traitance (documents réglementaires, contrats)

Qualifications

Savoir-faire :
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Bonne maîtrise de l’outil informatique/bureautique : être en capacité, tout au
long de la journée, d’utiliser plusieurs logiciels propres à chaque fonction
- Bonne connaissance des diverses habilitations et formations sécurité (durée
initiale, recyclage)


Savoir-être :
- Sens des priorités
- Autonomie
- Confidentialité
- Rigueur
- Organisation
- Aisance relationnelle
- Curiosité
- Aptitudes rédactionnelles
- Polyvalence
- Disponibilité & sens du service


Diplômes / Habilitations /
Certifications
- A partir de Bac+2 Assistant(e) de manager / Assistant(e) de gestion PME-PMI
- Ou expérience professionnelle équivalente

Informations complémentaires

Avant d'intégrer nos équipes :

22. Vous serez contacté par Audrey pour un premier échange 📞
23. Vous serez reçu par votre futur manager pour parler technique 👔
24. Vous aurez confirmé votre souhait d'intégrer ERYMA ✨