L'ensemblier Solidarité & Humanisme regroupe plusieurs activités et équipes engagées au service de l'insertion professionnelle et le service à la personne.
Afin de soutenir son développement et renforcer la fluidité du fonctionnement interne, nous recrutons un ou une Office Manager, véritable bras droit de la Directrice (création de poste).
Ce poste clé vise à assurer la gestion opérationnelle et le bon fonctionnement du quotidien, à faire le lien entre la direction et les équipes et à permettre à la Directrice de se concentrer pleinement sur ses missions stratégiques, institutionnelles et de développement.
L'Office Manager assure la coordination opérationnelle, administrative et organisationnelle de l'ensemblier. Il est garant de la fluidité des informations, de l'efficacité des processus internes et du bon déroulement des activités quotidiennes.
Sous la responsabilité de la Directrice et en lien resserré avec elle, l'Office Manager aura en charge :
Appui direct à la Direction
- Être l'interlocuteur privilégié de la Directrice sur les sujets opérationnels
- Préparer, organiser et suivre les réunions (ordre du jour, comptes rendus, suivi des décisions)
- Prioriser et filtrer les sollicitations adressées à la Directrice
- Assurer le suivi des dossiers transversaux confiés par la Direction
Coordination et lien avec les équipes
- Faire le lien entre la Direction et les équipes internes
- Faciliter la circulation de l'information descendante et remontante
- Veiller à la bonne compréhension et à la mise en œuvre des décisions de la Direction
- Contribuer à un climat de travail collaboratif et serein
Gestion opérationnelle et organisation du quotidien
- Organiser et optimiser le fonctionnement quotidien du siège et de l'agence
- Mettre en place et suivre des outils de pilotage et d'organisation (plannings, tableaux de suivi, procédures)
- Anticiper les besoins logistiques et organisationnels
- Gérer les imprévus et apporter des solutions concrètes
Gestion administrative et support transversal
- Suivi administratif courant (documents, contrats, conventions, courriers)
- Interface avec les prestataires externes (fournisseurs, partenaires, services support)
- Contribution à la gestion administrative liée aux déplacements et événements
- Classement, structuration et fiabilisation des documents
Appui aux projets transversaux de l'ensemblier
- Participer à la coordination de projets transversaux impliquant plusieurs équipes ou structures
- Assurer le suivi opérationnel des actions décidées
- Alerter la Direction en cas de points de blocage ou de risques identifiés
Savoir-faire
o Excellentes capacités d'organisation et de priorisation
o Forte autonomie et sens des responsabilités
o Aisance relationnelle et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
o Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
o Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
o Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité
o Capacité de reporting
Savoir-être
o Esprit de service et posture de facilitateur
o Fiabilité et proactivité
o Dynamisme, énergie, persévérance
o Adaptabilité et réactivité face aux imprévus
o Alignement avec les valeurs humaines et solidaires de l'ensemblier
Formation supérieure (Bac +2 à Bac +5) en gestion, administration, management ou équivalent ou expérience confirmée en appui à la direction, coordination ou gestion opérationnelle.
Mi temps avec possibilité de prendre un 1/3 temps supplémentaire pour gérer l'administratif de notre organisme de formation, soit 30h hebdo au total.
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