Un ou une chargée du protocole

Vos missions


Instruit les demandes d'organisation de manifestations internes formulées par le cabinet, les services ou les demandeurs extérieurs
Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter
Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité...) et confirme cette mise à disposition gracieuse aux organismes extérieurs

Coordonne l'organisation concrète de l'événement
Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service de la DASU et établit le compte-rendu de repérage
Valide les invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs ou par les services pour les manifestations d'initiative régionale. Les réalise, en lien avec la DASU, pour les événements initiés par le cabinet.
S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur...).

Fait le lien entre les élus régionaux et les services ou organismes extérieurs
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter en lien avec le cabinet
Prépare le dossier de la Présidente ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités
Accompagne la Présidente ou le Vice-président jusqu'au lieu de l'événement et reste en sa présence si nécessaire

Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations
Centralisation et transmission d'éléments d'information au conseiller technique chargé des discours de la Présidente
Assure la liaison avec le service sécurité et l'accueil (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
Missions complémentaires liées à la communication événementielle : commande de photographe, identification régionale des espaces (kakemonos, banderole...), cadeaux...

Activité de gestion administrative
Met en place des procédures liées au développement du pôle manifestations internes
Contribue à la réalisation du bilan annuel d'activité.
Mise à jour du tableau de suivi des évènement interne et rédaction de l'agenda régional

> Votre profil

- Connaissances du contexte et des enjeux de la collectivité
- Expérience dans l'événementiel
- Maîtrise des outils bureautiques

- Connaissances des règles protocolaires
- Capacité à travailler en autonomie, sens de l'organisation et sens des priorités
- Rigueur

- Respect de la confidentialité, grandes qualités relationnelles et sens de la diplomatie (travail avec le Cabinet, les élus et les services)
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation

Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative


> Spécificités

Contraintes calendaires spécifiques / Contraintes horaires spécifiques / Pics d'activité conjoncturels