Description
Vous aimez que les choses soient bien faites, dans le bon ordre, et dans les bons délais ?
Vous êtes à l’aise avec les process, l’organisation, le suivi administratif et le service client ?
Ce poste est central dans la vie du cabinet et au cœur de son bon fonctionnement au quotidien.
Notre client est un cabinet d’expertise-comptable à taille humaine, basé à Vaucresson, en forte interaction avec ses clients et ses équipes internes. Le poste d’Office Manager est un véritable rôle pivot, en lien direct avec la direction.
En lien direct avec la dirigeante du cabinet, vous assurez la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle du cabinet.
🗂️ Organisation & process internes
* Suivre et appliquer les process existants (ils sont nombreux et structurés)
* Veiller à leur bonne application et participer à leur amélioration continue
* Accompagner la direction au quotidien avec fiabilité, méthode et empathie
👥 Onboarding & suivi clients
* Suivre le process d’entrée des nouveaux clients de A à Z :
o Création des comptes dans les outils comptables et internes
o Création des accès aux outils clients
o Préparation et suivi des lettres de mission
o Mise en place des mandats (prélèvement, outils bancaires, signatures électroniques…)
* S’assurer qu’aucune étape n’est oubliée, dans des délais courts et maîtrisés
🧾 Facturation & administratif
* Établir les factures via l’outil dédié
* Respecter scrupuleusement les consignes indiquées dans le tableau de facturation
* Suivre les règlements, appliquer les process de relance avec tact et efficacité
* Avoir des notions ou une sensibilité à la RFE (ou être prête à monter en compétence rapidement)
📞 Accueil & vie du cabinet
* Répondre au téléphone et accueillir les clients
* Gérer les agendas de la direction
* Participer à la bonne tenue et au bon fonctionnement des locaux (oui, parfois sortir les poubelles quand il le faut)
📑 Juridique courant & formalisation
* Établir les lettres de mission selon les modèles du cabinet
* Suivre les évolutions réglementaires (site de l’Ordre, outils complémentaires)
* Appliquer les process existants tout en intégrant leurs évolutions
Exigences
* Expérience réussie sur un poste d’office manager, assistant administratif senior ou assistant de direction, idéalement en cabinet
* Très à l’aise avec l’informatique : Excel, Word, outils internes, facturation, signature électronique, CRM
* Forte capacité d’organisation, sens du détail et respect des procédures
* À l’aise dans le relationnel client, avec une communication professionnelle et bienveillante
* Sens du service, fiabilité, implication et bon esprit d’équipe
* Capacité à travailler en proximité avec la direction, avec intelligence émotionnel
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