Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assistant administratif (H/F) Missions / conditions d'exercice Missions :
Assister les élus (Présidents de Commission et/ou Vice-Présidents) en termes d'organisation, de traitement des informations, d'accueil, de logistique, de classement et de suivi de dossiers.
Activités :
• Assister les élus en termes d'organisation et gestion d'agenda :
- Gestion de l'agenda des élus (coordination quotidienne avec le secrétariat de mairie),
- Traitement et réponse aux invitations, courrier, scan et transmission des courriers,
- Mettre en forme de courriers et de notes
- Garantir l’accueil physique et la gestion des appels téléphoniques,
- Préparation des dossiers réunions, ordres du jour, réservation salles de réunion,
- Suivi des réunions et planification en lien avec les porteurs de projets (COPIL, COPART, relation usagers),
- Echanges réguliers avec la Chefferie de cabinet, le groupe et les directions opérationnelles (notamment les services des représentations et presse)
- Classement et archivage,
- Tableaux de suivis équipe
• Gestion des représentations du Président, invitations, désignations et interviews en lien avec l'élu, le Cabinet, le service représentations et le Groupe :
- Vérification, réponse, demande et préparation des éléments (notes et discours)
• Gestion des déplacements des élus en lien le Cabinet, le service planification et l'unité Elus :
- Prise en charge de la demande (collecte d'informations)
- Préparation des ordres de mission, demande de chauffeur/taxi, recherche moyen de transport/horaires adaptés,
- Collecte d'information pour l'unité des élus en vue de la réservation hébergement
- Saisie et suivi des notes de frais
• Gestion des sessions :
- Préparation des sessions (Organisation des pré-CET, suivi dossiers CET : lecture des ordres du jour et vérification des
concordances des n° de rapport, des déports, des consignes de vote du Groupe et transmission, préparation dossiers AP/CP :
transmission ordres du jour, fiches résumés, fiches Questions/Réponses, collecte d'information pour l'unité des élus en vue de la réservation de la nuitée pour la veille de plénière + transmission vouchers aux élus, participation à la relecture et correction
des lettres après-vote, consultation de la Kbox, téléchargement des éléments pour transmission aux élus).

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité. Profils recherchés Savoirs théoriques complémentaires :
- Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil

Savoir faire :
- Aisance rédactionnelle et orale
- Disposer d’une organisation méthodique (organiser, prioriser)
- Capacité de gérer plusieurs élus à la fois et de savoir rendre compte
- Travailler en transversalité avec capacité d’anticipation
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Créer et suivre des tableaux de bords, gérer des bases de données
- Saisir, mettre en forme des courriers et créer des publipostages
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et logiciels spécifiques

Savoir être :
- Faire preuve de méthode, d’organisation et de disponibilité (travailler sur des plages horaires étendues)
- Autonomie, rigueur, réactivité et polyvalence
- Aptitudes rédactionnelles, relationnelles et capacité d’écoute
- Sens du travail en équipe et du service public
- Devoir d'information, d'alerte et de réserve
- Discrétion et confidentialité


FORMATIONS ET DIPLÔMES :
Niveau Bac à Bac +2
Formation de secrétariat ou d'assistant