Chargé(e) d’accueil et d’etat-civil (h/f)

À propos de nous

Au cœur de la Vallée de Chamonix Mont Blanc,
Sur un territoire communautaire très intégré,
la commune des Houches, station de ski renommée, recrute :

Un(e) Chargé(e) d’accueil et d’Etat-civil (H/F)

Cadre d'emplois des Adjoint administratifs territoriaux (catégorie C)

Poste à temps complet


Mission

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, il/elle sera chargé(e) de l’accueil de la Mairie et de la gestion de l’Etat civil en corrélation avec son binôme à temps non complet.



Missions :

Réception des déclarations et établissement des actes d’Etat-civil :

* Réception et enregistrement des déclarations de décès, des naissances, des reconnaissances

* Etablissement des actes de mariage, de décès avec rédaction du courrier de condoléances du Maire, des baptêmes civils

* Délivrance d’actes d’état civil, de duplicata de livrets de famille, inscriptions des mentions de divorces, de changement de régime matrimonial, des PACS

* Procédure de changement de nom de famille et/ou de prénom

* Envoi aux notaires d’actes diverses

* Légalisation de signature et de photocopies de document(s) étranger(s)

Gestion administrative des registres d’Etat-civil :

* Enregistrement des actes d’Etat Civil sur les registres

* Clôture des registres d’Etat-civil + envoi INSEE

* Réceptionner, contrôler les dossiers de demandes de cartes

* Renseigner sur la délivrance d’un passeport

* Délivrance des autorisations des débits de boissons temporaire ou exceptionnelle

Accueil et renseignement du public :

* Accueil physique et téléphonique du public

* Remise d’imprimés divers (visite médicale pour permis de conduire, demande de duplicata permis de conduire, demande d’immatriculation, certificat de cession, etc.

* Photocopies, duplication aux administrés ou diverses associations

* Etablissement et délivrance des cartes ViaCham : Gens du Pays, Papy et Mamy Gliss, Résidents, Saisonniers

* Cartes scolaires

* Imprimés élection

* Meublés de tourisme

* Distribution colis de Noël

* Notions du CCAS (remise formulaires de demande de logement locatif, et informations de base)

* Accueil et information pour les Services Techniques en cas d’absence de la secrétaire de ce service

* Affichage des petites annonces privées

Gestion des 2 cimetières (Centre, Lac et Columbarium) :

* Achat, renouvellement, de concessions ou de cases, reprise de concessions, demandes d’exhumation, dispersion de cendres

* Etablissement des titres de concessions

* Mise en œuvre de la procédure de reprise des concessions échues

Gestion des étrangers :

* Entretien avec les administrés sur les conditions d’intégration républicaine pour les titres de séjour

* Délivrance des attestations d’accueil

Gestion des affaires militaires :

* Procéder au recensement des jeunes de 16 ans (notice individuelle, attestation de recensement et avis à transmettre à la mairie de naissance)

* Etablissement des listes de recensement et les transmettre chaque trimestre (télétransmission)

Activités diverses :

* Régisseur titulaire de la régie de recettes « photocopies »

* Mandataire suppléant de la régie de recettes « Cartes Touristiques »

* Etablissement des demandes de licence pour débits de boissons (2ème, 3ème, 4ème catégories) + licences restaurant

* Enregistrer et ventiler le courrier par service suivant les prescriptions du Maire ou de la DGS

* Débits temporaires de boissons

* Inscriptions scolaires maternelles et primaires

* Gestion des véhicules légers communaux

* Bons d’échange forfaits de ski

* Statuts des syndicats

* Commande des fournitures pour tous les services et gestion du stock

* Inscriptions sur les listes électorales


Profil

Profil :

* Bonnes qualités d’accueil et rédactionnelles

* Rigueur et organisation

* Notions de self-contrôle, d’écoute

* Pratique des logiciels Magnus, Word, Excel, Dotelec…

* Connaissance de la législation sur l’Etat-civil

* Connaissance de la législation funéraire

* Connaissance de la réglementation sur les étrangers

* Connaissance du Code électoral

* Connaissance du fonctionnement et attributions des principaux services publics



Spécificités et avantages du poste :

* Cycle de travail à temps complet sur la base de 1607h effectives annuelles

* Horaires de travail sur cycle bi-hebdomadaire avec travail une semaine sur 5 jours et demi et l’autre semaine sur 3 jours.

* Contrat de 12 mois avec possibilité de titularisation à l’issue de la période (sauf fonctionnaire déjà titulaire)

* Rémunération statutaire (en fonction des grilles de la Fonction Publique)

* IFSE (prime mensuelle) au bout de 2 mois de présence

* Prime mensuelle de résidence de 3%

* CIA (prime annuelle)

* 13ème mois

* CNAS et amicale du personnel (groupements)

* Titres restaurants (sur carte)