Assistant-e administratif.ve et financier.e (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité du directeur de la Vie de Campus, l'assistant.e administratif.ve et financière a pour mission de participer aux tâches administratives et transverses de la direction et d'être en appui des différents pôles de la direction.
Missions principales :
Budget
· Contribuer à l'élaboration et au suivi budgétaires
· Saisir les demandes de paiement (remboursement frais de scolarité sur critères sociaux, aides financières)
· Créer des RIB sur le logiciel Agrhum
· Établir les devis chez les prestataires et effectuer le suivi de facturation
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,)
Accueil Internes et externes
· Assurer l'accueil des étudiants et faire l'interface avec le pôle de la direction
· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
· Organiser les pré-rentrées et les Journées Portes ouvertes : contacts avec les UFR, planning, coordination avec les services, mise à jour de la documentation et des PowerPoint
· Organiser des présences dans les IUT : réservation de véhicule, contact avec les IUT, planning, coordination avec les services, communication
· Assurer le bureau d'accueil de la Maison de l'étudiant en cas d'absence des emplois étudiants
Administratif- Logistique
· Classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières
· Participer à l'inventaire physique du matériel : étiqueter le matériel, remplir la fiche d'inventaire de rentrée et/ou de sortie
· Commander les fournitures de la DVC
· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion / relances par téléphone
· Recharger les serviettes hygiéniques + tampons
· Vérifier l'état des micro-ondes tous les 15 jours
· Veiller à la bonne logistique des salles : rangement
· Contribuer aux évènements types grand 8 : aide à la décoration, préparation, relationnel, distribution des repas etc.
· Afficher les offres d'emploi à l'accueil et mettre en valeur la communication au niveau de l'accueil, s'assurer de leur bonne visibilité auprès des étudiants
· Réceptionner les colis, et livraisons : transmettre les bons de livraison à la gestionnaire administrative et financière, vérifier les colis etc.
· Participer aux distributions alimentaires les lundi et jeudi
· Gérer les parapheurs avec la Présidence
· Gérer le courrier de la DVC : récupérer le courrier au bâtiment G, le dispatcher dans les bannettes des associations, les transmettre aux agents concernés

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissance et Savoir-faire (connaissances et compétences techniques) :
· Connaissance de l'enseignement supérieur, de son fonctionnement institutionnel
· Connaissance des principes et des processus de gestion financière
· Capacité d'anticipation et de programmation
· Capacités rédactionnelles
· Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel
· Connaissances budgétaires
· Connaitre les outils informatiques
Savoir-être :
· Capacité à travailler en équipe et avec des acteurs d'autres structures ; savoir entretenir les relations avec les services/partenaires
· Avoir un bon relationnel
· Sens du service public et de la confidentialité
· Faire preuve de rigueur, de méthode et d'organisation
· Autonomie dans l'organisation du travail
· Capacité à faire des reportings réguliers et de qualité
· Avoir le sens des priorités et respecter les échéances