Responsable administratif et financier / administrative et financière (h/f)

Rattaché·e à la Direction, le·la Responsable Administratif·ve et Financier·ère assurera la supervision stratégique et opérationnelle des finances et de l'administration de MedPAN. Il·elle travaillera en lien étroit avec l'équipe du Secrétariat et encadrera l'Agent·e Administratif·ve et Financier·ère. Il·elle interagira également avec les comptables et auditeurs externes. Ses missions principales seront :
Gestion financière et administrative :
-Optimiser les processus et outils de gestion.
-Préparer les budgets annuels et pluriannuels.
-Gérer les contrats de l'organisation.
-Suivre la gestion financière des projets, analyser les risques associés.
-Superviser les comptes de l'association, les prévisions et exécutions budgétaires.
-Gérer la trésorerie, s'assurer de la bonne réception et allocation des fonds.
-Garantir le respect des procédures internes et externes.
-Valider les engagements de dépenses et les paiements (incluant les frais de mission).
-Gérer les aspects sociaux : mutuelle, assurances, formation.
-Préparer les documents pour les réunions statutaires et superviser la clôture annuelle des comptes avec les auditeurs.
Ingénierie financière de projets :
-Optimiser l'utilisation des financements.
-Gérer les relations avec les bailleurs sur les aspects financiers.
-Garantir la conformité des marchés, conventions, subventions, contrats.
-Rédiger et soumettre les rapports financiers en lien avec les chef·fe·s de projet.
-Préparer et suivre les audits financiers externes.
-Assurer le suivi du temps de travail.
-Gérer les adhésions et cotisations.
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Reporting to the Director, the Financial and Administrative Manager will oversee the strategic and operational financial and administrative activities of MedPAN. The Financial and Administrative Manager will work closely with the Secretariat team and supervise the Financial and Administrative Officer. He/she will also liaise with external accountants and auditors, and will have as main responsibilities:
Financial and administrative management:
-Optimize financial and administrative processes and tools.
-Prepare annual and multi-year budgets.
-Manage organizational contracts.
-Monitor project financial management, analyze associated risks.
-Supervise accounts, forecasts, and budget execution.
-Manage cash flow and ensure proper fund allocation.
-Ensure compliance with internal and external procedures.
-Approve spending commitments and payments (including travel expenses).
-Oversee social management aspects: health insurance, training, etc.
-Prepare documents for statutory meetings and supervise annual financial closure with auditors.
Project financial engineering:
-Optimize the use of funding.
-Maintain financial relations with donors.
-Ensure compliance of tenders, agreements, subsidies, and contracts.
-Prepare and submit financial reports with project managers.
-Prepare and follow external financial audits.
-Monitor staff time tracking.
-Manage memberships and fees.
A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi de l'article L. 5212-2 du code du travail.