Assistante d'equipes de recherche

Contexte et atouts du poste

Au cœur des équipes de recherche, vous assurez l'interface entre les chercheurs.ses et les différents services administratifs du Centre de recherche de Grenoble et des laboratoires d'appartenance de vos équipes de recherche.

Vous serez l'interlocuteur privilégié pour les contacts en interne et en externe.

Mission confiée

Vous assurez un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services d'appui à la recherche. Vous apportez conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et affaires générales, en garantissant le respect des procédures.

Principales activités

Coordination administrative et assistance aux équipes (conseiller les chercheurs.ses sur les
procédures à mettre en oeuvre, les accompagner pour la prise en main des différents outils, planifier et organiser les activités administrative, contribuer à la qualité et au respect des délais, gérer les aléas et les priorités)

Participer aux processus de recrutement et accueil des nouveaux membres des équipes de
recherche (initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés,
préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants, informer et orienter les personnels de
l'équipe dans leurs démarches RH)

Suivre et analyser les différents budgets alloués aux équipes de recherche, en jouant un rôle
d'alerte et de conseil auprès des responsables d’équipe (suivi de l'exécution des budgets, établir
les demandes d’achat, soutien administratif dans le montage des contrats de recherche)

Gérer les déplacements professionnels des agents et des invités,
Organiser les événements scientifiques interne ou externe et mettre à jour les sites Web et
intranet, si besoin

Compétences

Votre maîtrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins des équipes de recherche dont vous aurez la coordination administrative.

Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.

Savoir-faire

1. Savoir planifier et respecter les délais
2. Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
3. Travailler en équipe
4. Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier)
5. Savoir relayer les informations aux équipes

Savoir-être

6. Faire preuve d’écoute et de sens du service
7. Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et situations
8. Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
9. Savoir mettre en œuvre une communication adaptée aux interlocuteurs
10. Savoir respecter la confidentialité

Avantages

11. Restauration subventionnée
12. Transports publics remboursés partiellement
13. Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
14. Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
15. Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
16. Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
17. Accès à la formation professionnelle
18. Sécurité sociale