Assistant(e) du département civil gse services

SUPPORT A L’EQUIPE ET AUX MANAGERS

• Organiser les entretiens annuels et de recrutement

• Rédiger des notes d’accueil, des lettres de mission et de nomination

• Réaliser des présentations en support aux managers

• Organiser des séminaires et des team buildings

• Développer le réseau d’assistantes sur l’ensemble des sites

• Animer la vie de l’équipe

• Gérer des agendas (organiser des réunions, planifier des rendez-vous, etc.)

• Organiser les déplacements et saisir les notes de frais

GESTION ADMINISTRATIVE

• Gérer les besoins bureautiques et logistiques

• Accueillir les nouveaux arrivants

• Gérer les demandes de badge et d’accès aux sites

• Gérer les affichages règlementaires du département

• Gérer le parc de véhicules de service

• Gérer les plans des bureaux et organiser les déménagements

SUIVI TECHNIQUE ET OPERATIONNEL

• Mettre en place et piloter une liste d’actions interne au département

• Mettre en place et gérer les indicateurs de performance du département

• Réaliser des demandes d’achat sous SAP

• Vérifier les pointages mensuels sous SAP

• Gérer les commandes et les facturations d’assistance technique

• Gérer la communication hebdomadaire du département

DOCUMENTATION

• Mettre en forme et relire des documents

• Archiver la documentation

• Gérer les espaces collaboratifs du département (Confluence, Sharepoint et JIRA)