Carrières en Secrétariat d'Exécutif
L'assistant(e) de direction est un rôle clé dans notre équipe. Il/Elle assiste les directeurs dans l'accomplissement de leurs tâches quotidiennes, leur déchargeant des tâches administratives et jouant le rôle d'interface avec divers interlocuteurs.
La personne choisie pour ce rôle aura la responsabilité d'organiser, coordonner et traiter un ensemble d'informations nécessaires à l'activité de l'entreprise. Voici quelques-unes des missions et responsabilités liées à ce poste :
* Prendre connaissance, alerter et suivre les mails, les appels et courriers et gérer les actions et la gestion des documents qui en résultent
* Gérer l'agenda, les déplacements et les notes de frais
* Organiser les vidéos conférences et conférence calls
* Organiser la tenue de réunions, séminaires … Groupe et hors Groupe en assurant toute la logistique associée
* Assurer l'accueil des visiteurs et délégations
* Assurer l'interface avec les différents Départements et la Direction (prise de réunions, communication d'informations)
* Rédiger les courriers et notes internes
* Organisation des plannings d'arrivée des collaborateurs dépendants des directeurs assistés
* Gestion des signatures, Notarisation d'actes notariés de documents
* Rédaction de demande d'achat, suivi de la commande jusqu'à la mise au paiement
* Concevoir les tableaux de bord
* Effectuer le suivi des actions et décisions
* Suivre la qualité des documents et gérer les procédures internes
* Gérer les dossiers spécifiques dans le cadre de ses compétences
* Coordonner et déléguer les activités administratives
* Faire des propositions pour améliorer le fonctionnement du département
* Assurer la communication des Directeurs avec l'extérieur et le Groupe
* Contrôler la signature à la suite de la DOA et procéder à l'enregistrement et à la distribution du document signé
* Proposer des améliorations génériques du processus
* Tout autre soutien ponctuel à d'autres départements (événement client, etc.) ou tout autre travail lié à la fonction
Diplômes requis
Formation de niveau bac +2 à bac +4
Compétences requises
Les outils bureautiques, essentiellement WORD – EXCEL et la messagerie OUTLOOK
L'anglais courant indispensable et la connaissance d'une autre langue souhaitable
Les principaux modules SAP
La conception d'outils de gestion
Le suivi budgétaire, capacité de suivre les frais de service de/des directions assistées
La constitution de dossiers spécifiques
La recherche, analyse et traitement de l'information
La communication (assurer les relations internes et externes)
Les principes du classement documentaire
Aisance dans la rédaction et l'expression orale
Qualités requises
Faire preuve d'autonomie
Gérer les priorités
Rendre compte de son activité à sa direction
Respecter la confidentialité des informations
S'adapter à de nouvelles missions et à de nouveaux outils
Être force de proposition, réactivité
Bonne communication
Diplomatie
Sens poussé de l'organisation
Gestion du temps
Planification et Prise de décision :
Atouts de l'entreprise
Nous croyons que la diversité des modes de pensée et des parcours de nos employés contribue au succès de l'entreprise. Toutes les candidatures correspondant au profil seront examinées de façon équitable, indépendamment de la couleur, la religion, le sexe, l'orientation et l'identité sexuelle, le pays d'origine, la situation économique, le handicap, l'âge ou toute autre caractéristique du candidat protégée par la loi. Nous sommes fiers d'être une entreprise ouverte à tous, avec des valeurs basées sur l'égalité et l'éthique, où la diversité est encouragée, appréciée, et valorisée.
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