La ou Le secrétaire a pour mission la gestion des tâches administratives courantes, elle/il est un support nécessaire à la bonne organisation et au suivi du bon fonctionnement des établissements. La /le secrétaire exercera ces missions conjointement avec la secrétaire des Lits Halte Soins Santé au bureau de la direction d'établissement.
Elle/il sera sous l'autorité hiérarchique de directrice de l'établissement. Le lieu d’exercice principal est basé sur les bureaux de la directions d'établissement. Un passage journalier dans l'établissement LAM Maupassant à proximier vous sera demandé.
Activités principales (liste non exhaustive)
* Gestion Administrative
Gestion des courriers (réception et envoi)
Inventaire et stockage des fournitures
Gestion des commandes
Suivi des démarches avec les fournisseurs en lien avec les locaux
Classement des dossiers, factures, archivage
Mise à jour des classeurs (protocoles, procédures, notes de service) et de l'affichage dans les établissements
Organisation logistique et des déplacements (train, avion, hôtel)
* Ressources Humaines
Gestion administrative du personnel (notes de frais, arrêts maladie, déclaration accident du travail, suivi des congés, registre du personnel, stagiaires ...)
Diffusion des offres d'emploi
Centralisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
Gestion et suivi des demandes de formation (prise en charge ...)
Etablissements des contrats de travail (DPAE, mutuelle, prévoyance...)
* Comptabilité
Tenue des caisses
Commande et suivi comptable des cartes Titres Restaurants
Gestion des factures, récupération des documents comptables
Préparation des éléments comptables à faire valider par le chef de service puis transmission au Centre de gestion
* Tâches ponctuelles
Relecture des dossiers tels que les rapports d'activité
Soutien aux chefs de services dans la vie associative des établissements (Organisations Portes ouvertes, élections des IRP...)
Compte rendu de réunions
* Compétences requises
Maitrise indispensable des outils informatiques
Disponibilité face aux sollicitation multiples, internes et externes
Organisation, rigueur, autonomie
Mobilité car poste sur 2 établissements distincts
Capacité rédactionnelle (rédaction, orthographe, mise en forme documents
Capacité à gérer les priorités
Connaissance du secteur médico-médico-social associatif serait un plus
Profil de Bac / Bac+ 2 souhaité.
Une expérience principale en comptabilité ou gestion comptable de base sera un plus.
Les ocmpétences requises pour le poste:
Maitrise indispensable des outils informatiques
Organisée avec une bonne adaptabilité
Capacité à prioriser et une capacité rédactionnelle
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