Charge(e) de coordination

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe, Attaché

Métier(s) : (non spécifié)

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui


Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) au Chef de Pôle Organisation des Secours (POS), le/la chargé(e) de coordination apporte une aide permanente au pôle, notamment en termes d'organisation personnelle, gestion, communication, information, accueil, classement, préparation de notes, suivi de dossiers, y compris sur les aspects financiers dans le cadre des conventions interdépartementales d'assistance mutuelle, de l'interprétariat pour le CODIS CTA, et de suivi des conventions (SANEF, interventions suite à indisponibilité de transporteurs sanitaires privés, interventions VLI à la demande du SAMU, etc.).


Missions / conditions d'exercice

* Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques.
* Assurer les relations avec la Présidence, le Cabinet du DDSIS, les élus, et les autorités préfectorales pour garantir une communication efficace et une gestion fluide des dossiers sensibles.
* Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine.
* Maintenir un lien permanent entre la Direction du Pôle, les chefs de groupements et les autres pôles pour une meilleure transversalité et fluidité des échanges.
* Recueillir et centraliser des informations stratégiques pour faciliter la gestion et l’orientation des groupements du pôle.
* Gérer la planification collective, les agendas, déplacements, réunions, rédiger les ordres du jour, prendre des notes, rédiger les comptes rendus.
* Mettre en forme et valoriser des supports écrits, organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Collecter et traiter des affaires spécifiques, y compris des dossiers à caractère confidentiel/sensible, en préparant les éléments nécessaires à leur instruction.
* Organiser les aspects logistiques du domaine d'activité, préparer des dossiers de synthèse, suivre l’exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi, mettre à jour l'organigramme, préparer la logistique des réunions.


Profils recherchés

* Capacité à classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible.
* Capacité d'adaptation, connaissance de la réglementation comptable, diffusion des informations, discrétion, maîtrise des outils bureautiques, prise de notes rapide, autonomie, organisation, réactivité, respect de la confidentialité, rigueur.
#J-18808-Ljbffr