Chargé(e) de scolarité (h/f)

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques;
* Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la Scolarité

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.); notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail. Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc.; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
* Participer à l’élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l’information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d’étudiants de la faculté afin d’éviter des erreurs dans la délivrance des diplômes. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.

Organisation logistique

* Relayer les dysfonctionnements des moyens pédagogiques au service compétent.
* Organiser les examens, les jurys et le contrôle continu, en lien avec le responsable scolarité : planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Vérifier la disponibilité des matériels.
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.).
* Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).
* Participer à la vie de l’entité, la Faculté ou de l’Université (journées de prérentrée, portes ouvertes, tournées d’informations, colloques, etc.) et représenter l’entité, la Faculté ou l’Université lors de ces manifestations.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Pour réussir ce job, il faut :
Aimer avoir un quotidien très rythmé.
Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.
Savoir travailler en équipe.
Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)
Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.
Avoir un niveau B1 en anglais

Ce que nous proposons :
Salaire de 2092 euros bruts mensuels
Sur la base d'une année complète : 27 jours de RTT
Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport via abonnements à hauteur de 75%
Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel
Divers bons cadeaux offerts par le CSE (bons cadeaux, chèque culture, chèque vacances...).

Sur le campus Vauban, elle regroupe 1700 étudiants. Elle offre 2 LAS qui permettent d’accéder à la filière médecine, sage-femme, pharmacie et kiné, la poursuite d’études en médecine et l’internat de médecine générale, la poursuite d’études en sage-femme, et 2 masters.

Sur le campus Humanicité, elle regroupe 600 étudiants. Elle offre la filière auxiliaire puéricultrice en apprentissage, la filière aide-soignante (2 rentrées/an), la filière infirmière (par voie classique, par voie professionnelle et en parcours spécifique aux aides-soignants), la filière puéricultrice et la filière cadre de santé.

L’accompagnement des étudiants (pédagogie active, vie étudiante, développement personnel et professionnalisation) et l’internationalisation s’inscrivent dans la mission plus large de l’Université de former des professionnels capables de s’adapter, d’innover et de devenir des citoyens acteurs et responsables.

L'Université Catholique de Lille, riche de ses 36 700 étudiants, est une université pluridisciplinaire avec cinq Facultés (Droit; Lettres et Sciences Humaines; Médecine, Maïeutique, Sciences de la Santé; Gestion, Economie & Sciences; Théologie), 20 Écoles et Instituts dont des écoles paramédicales, sociales, de cadres du tertiaire, un Groupe Hospitalier, et en tout, près de 50 équipes de recherche regroupant 650 enseignants chercheurs.