En tant que responsable de la scolarité, vous êtes en charge de la gestion stratégique et opérationnelle d’un pôle dédié à la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
Vous garantissez la qualité, la fiabilité et l’efficacité des services fournis aux étudiant·e·s ainsi qu’aux équipes pédagogiques.
Vous encadrez et animez l’équipe du service scolarité.
Vous intervenez sur plusieurs blocs d’activités liés à la scolarité des formations initiales et continues de l’Institut (Licence, Master et diplôme d’actuaire) : emplois du temps, examens, résultats, stages.
Vous participez également aux activités communes du service : accueil et information des usager·ère·s, inscriptions administratives et pédagogiques, campagnes de sélection (concours, admissions sur titre), délivrance et impression des diplômes.
Vous rapportez directement à la direction de la composante.
Vos missions principales :
- Gestion de la scolarité et des campagnes
* Vous supervisez les campagnes d’inscription (initiales et réinscriptions).
* Vous préparez et anticipez les différentes campagnes : inscription, emploi du temps, examens, résultats, stages.
* Vous rendez compte à la direction des besoins de planification, en lien avec l’équipe enseignante, et des dossiers en attente.
* Vous présentez des tableaux de bord en commission formation, ainsi que les états de suivi des campagnes.
* Vous contrôlez la complétude, la conformité et l’archivage des dossiers scolaires.
* Vous êtes en charge de l’instruction et de la vérification des conventions de stage, en lien avec les services juridiques (régularité juridique, administrative et financière).
- Encadrement et animation d’équipe
* Vous managez une équipe de 3 agents : gestion des emplois du temps, organisation du travail, coordination des missions, suivi de l’assiduité.
* Vous alimentez les tableaux de bord, réalisez des extractions depuis les systèmes d'information, et vérifiez les livrables produits par votre équipe.
* Vous conduisez les entretiens annuels, suivez les objectifs, évaluez la performance et accompagnez la montée en compétences.
* Vous favorisez un climat de travail collaboratif au sein du service.
- Mise en place et suivi des procédures
* Vous définissez, formalisez et faites évoluer les procédures internes du service scolarité.
* Vous veillez à leur bonne application et à leur mise à jour régulière.
- Collaboration et projets transversaux
* Vous travaillez en lien étroit avec les enseignant·e·s, la direction, les services centraux et la DiFor.
* Vous participez activement aux réunions de coordination et aux projets transversaux de l’établissement.
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
APOGEE, TOMUSS, ADE, MONSTAGE, ECANDIDAT, CAMPUS FRANCE...
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