Conseiller de formation en alternance f/h

À propos de nous

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’Institut assure la mise en œuvre des missions de collecte, catalogage, numérisation, conservation physique et numérique à des fins d’exploitation des collections audiovisuelles et issues du web médias. Elle porte également les missions de la Recherche ainsi que le développement et l’exploitation des technologies industrialisées par l’INA.

Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.


Mission

Missions :

En collaboration avec votre tutrice, vous assurerez le traitement des dossiers d’inscription aux stages du catalogue de formations dans un objectif de suivi de clientèle, dans le respect des délais et procédures définis par le responsable d’unité et dans le respect des dispositions réglementaires.

Activités principales :

Accompagné·e par votre turrice, vous contribuerez à :

1 –Réaliser le traitement de dossiers d’inscription :

* Gérer et faire progresser l'état d'avancement des inscriptions sur chaque session relevant de son portefeuille de stages ;

* S’assurer de la réception de tous les renseignements requis pour le stage et obtenir les pièces utiles au dossier d’inscription (CV, parcours et attentes, prérequis, conventions signées, paiement…) ;

* Saisir les données dans l'outil de gestion informatisée et constituer les dossiers administratifs dans le respect des délais prévus par la démarche qualité ;

* Communiquer le niveau de qualité des demandes entrantes lors des réunions hebdomadaires de programmation des sessions ;

* Accompagner les candidats dans la rédaction et le montage de leur dossier CIF, ainsi que dans la rédaction des éventuels courriers de recours auprès des commissions paritaires des OPCA ;

* Envoyer les convocations aux clients inscrits ;

* Gérer les listes d'attente sur les stages du catalogue ;

* Avertir les clients des annulations de sessions et proposer une réinscription sur une session ultérieure ou un stage approchant, ou bien une formation sur mesure le cas échéant ;

* Procéder à l'accueil administratif et physique des participants aux stages lors des démarrages de session ;

* Préparer et transmettre le dossier administratif et financier qui permettra l’établissement de la facture par le service gestion administrative ;

* Archiver les dossiers relatifs aux inscriptions sur une session.

* Mettre à jour la base de données clients et des prospects dans le système d'information.


2- Communiquer les informations sur les produits et services de l’entreprise :

* Réceptionner les demandes de personnes désirant s'inscrire sur les stages du catalogue et les informer des démarches (inscription, financement) ;

* Informer les clients sur les contenus de stages en liaison avec les formateurs des unités pédagogiques ;

* Conseiller les clients sur les modes de financement ;

* Participer à des salons, des manifestations professionnelles, des opérations de présentation ou de promotion des formations, le cas échéant ;

* Participer à des opérations de promotion téléphonique ;

* Aiguiller les demandes entrantes vers les Chargés de développement commercial, le cas échéant (Spécifique).

3- Assurer le suivi des relations avec les organismes collecteurs de fonds de formation.

4- Participer aux actions de prospection et de relances en coordination avec les Conseillères / Conseiller formation et le service Marketing.


Profil

Qualifications, diplômes, expérience :

Vous préparez un diplôme de niveau Bac+2/3 dans le domaine de la gestion administrative ou commerciale.

Compétences :

* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...) ;

* Bonne connaissance des techniques administratives et commerciales ;

* Bonne connaissance des bases de données informatiques ;

* Connaissances du secteur de la formation professionnelle ;

* Connaissance de la démarche qualité ;

* Notions d'anglais.


Aptitudes :

* Sens du service client ;

* Organisation méthode et rigueur ;

* Autonomie et polyvalence ;

* Aisance orale ;

* Capacité de rédaction ;

* Sens des priorités ;

* Sens du travail en équipe avec capacité à travailler en binôme ;

* Qualité relationnelle ;

* Capacité d’écoute et d’analyse.